Bessere Entscheidungen durch gutes Bestandsmanagement
Geschäftliche Entscheidungen lassen sich nicht ohne die relevanten Daten aus Ihrem Unternehmen treffen. Doch all diese Informationen in greifbarer Nähe zu behalten, ist schwierig umzusetzen, nimmt wertvollen Platz weg und bringt Risiken für Ihr Unternehmen mit sich. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente hilft Ihnen dabei, Ihr Informationsmanagement modern und effizient zu gestalten. Doch dabei kommt es auch auf ein durchdachtes Bestandsmanagement an, das Ihre Bedürfnisse berücksichtigt.
Für das Abrufen und Nutzen Ihrer Dokumente benötigen Sie eine Strategie, die darauf Rücksicht nimmt, dass unterschiedliche Aktenarten unterschiedlich behandelt werden müssen. Welche Lösung für Sie die passende ist, richtet sich danach, welche Informationen Sie besitzen, wo sie sich befinden und wie Sie sie heute und in Zukunft nutzen möchten. Iron Mountain hilft Ihnen dabei, für Ihre Anforderungen die richtige Bestandsmanagement-Methode und -Software zu finden.
Bestandsmanagement Definition: Was gehört dazu?
Bestandsmanagement bezieht sich auf die systematische Verwaltung, Kontrolle und Organisation von physischen und digitalen Dokumenten und Akten innerhalb eines Unternehmens oder einer Behörde. Das Ziel dahinter ist, den Überblick über vorhandene Informationen zu behalten, den Zugang zu diesen zu steuern und sicherzustellen, dass sie sicher aufbewahrt werden. Dabei geht es um folgende Aspekte:
- Dokumentenorganisation: Dazu zählen die Strukturierung und Kategorisierung von Dokumenten und Akten, um sie leicht auffindbar und zugänglich zu machen. Dies kann durch Ordnersysteme, Indizierung und Klassifikationssysteme erfolgen.
- Dokumentationskontrolle: Die Überwachung des Lebenszyklus von Dokumenten, einschließlich der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und externen Archivierung oder Vernichtung, stellt sicher, dass Dokumente aktuell, korrekt und ordnungsgemäß verwaltet werden.
- Zugriffsmanagement: Bei der Steuerung und Kontrolle des Zugriffs auf Dokumente und Akten muss gewährleistet werden, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen oder vertraulichen Informationen haben.
- Archivierung: Die langfristige Lagerung von Dokumenten und Akten, die aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen aufbewahrt werden müssen, beinhaltet auch die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und die Entscheidung über die endgültige Vernichtung.
- Sicherheitsmanagement: Der Schutz von Dokumenten und Akten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff lässt sich durch physische Sicherheitsmaßnahmen oder digitale Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung umsetzen.
- Compliance: Zum Bestandsmanagement gehört zudem, dass das Dokumentenmanagement den gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Anforderungen entspricht, beispielsweise in Bezug auf Datenschutz und Aufbewahrungsfristen.
Effektives Bestandsmanagement von Dokumenten und Akten trägt dazu bei, dass Informationen in Ihrem Unternehmen schnell und zuverlässig verfügbar sind. Es kann zudem die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern und die Einhaltung rechtlicher sowie organisatorischer Anforderungen erleichtern.
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