Digitale Lösungen
Indem Sie Rechnungen, E-Mails und mehr revisionssicher archivieren, schützen Sie Ihr Unternehmen vor Rufschädigung und rechtlichen Konsequenzen.
Vollständig: Es dürfen keine Daten verloren gehen. Wichtig: Dazu zählen auch Metadaten!
Unveränderbar: Stellen Sie sicher, dass niemand die Informationen verfälschen kann.
Ordnungsgemäß: Die Aufbewahrung Ihrer Dokumente muss den geltenden Gesetzen und internen Guidelines entsprechen.
Wiederauffindbar: Daten müssen jederzeit auffind- und abrufbar sein. Nutzen Sie dafür eine Lösung mit individueller Indexierung.
Nachvollziehbar: Ob externe oder interne Prüfung – Expert:innen benötigen genauen Einblick in Ihre Maßnahmen für Revisionssicherheit.
Zeitnah: Eingegangene Daten sollen umgehend abgelegt werden.
Dokumentiert: Jegliche Prozesse im Umgang mit Daten müssen Sie genau protokollieren.
Verlustsicher: Gutes Backup-Management stellt sicher, dass Ihnen keine Daten verloren gehen.
Geschützt durch Zugriffsberechtigungen: Datenschutz und Revisionssicherheit überschneiden sich. Sorgen Sie dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter:innen auf Informationen zugreifen können.
Gemäß Aufbewahrungsfristen: Selbstverständlich müssen Sie sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen halten. Wichtig: Nicht alle Dokumente dürfen Sie digital archivieren. Sparen Sie wertvolle Zeit und teure Büroflächen, indem Sie externe Archive nutzen. Erfahrene Teams kümmern sich dort um Ihre aufbewahrungspflichtigen Papierdokumente.
Zugriff auf Informationen über eine einheitliche, automatisierte und sichere Plattform.
Lagern und archivieren Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren zertifizierten Archivierungscentern. Extrem sicher.
Bringen Sie Ordnung in Ihre Akten, bewahren Sie sie auf und vernichten Sie sie rechtssicher. Digitalisierte Aktenarchivierung mit Smart Sort.
Die Dokumente, die revisionssicher archiviert werden müssen, können je Unternehmen variieren, aber im Allgemeinen gehören dazu:
Beim revisionssicheren Archivieren geht es hauptsächlich um Daten im digitalen Format. Die revisionssichere Speicherung soll sie vor Manipulation und Verlust schützen. Hierbei müssen rechtliche Vorgaben eingehalten werden, weshalb die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle spielt.
Die Revisionssicherheit bezieht sich nicht bloß auf ein Datenformat oder eine Software – vielmehr handelt es sich um ein ganzheitliches Konzept im Rahmen des Informationsmanagements. Das heißt,
sorgen in ihrer Gesamtheit dafür, dass Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden.
Sie müssen zu jeder Zeit sicherstellen können, dass Ihre wertvollen Daten nicht verfälscht oder gelöscht werden können und dass genau protokolliert wird, wer wann und wie Zugriff hatte. So verfügen passende Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Content-Service-Plattformen (CSP) etwa über die Möglichkeit, Benutzergruppen mit Zugriffsrechten einzustellen und jede Aktivität zu protokollieren.
Hauptsächlich betroffen sind Daten, die nach rechtlichen Vorgaben unverändert bleiben und über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Früher zählten dazu vor allem Finanz- und Steuerunterlagen, heute fallen auch andere Informationen darunter, etwa Akten aus der pharmazeutischen Forschung, medizintechnische Daten und viele weitere. Welche Dokumente genau Sie revisionssicher archivieren müssen, hängt auch von Ihrer Branche ab.
Elektronische Archivierungssysteme (z. B. Software zur digitalen Archivierung) müssen in Deutschland den Anforderungen folgender Vorschriften genügen:
Es können je nach Branche weitere Gesetze hinzukommen, so zum Beispiel in der Lebensmittelbranche, dem Gesundheitswesen und der Elektronikindustrie.
Kennen Sie alle rechtlichen Bestimmungen? Mit dem richtigen Tool stellen Sie gesetzlich korrekte Aufbewahrungspläne auf und verwalten Ihre Daten einfach und effektiv. So können Sie E-Mails, Rechnungen und weitere Dokumente revisionssicher mit einer Software archivieren.
Wir verfügen über die Erfahrung und das Fachwissen, um Ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Unternehmens- und Kundendaten zu gewährleisten. Gemeinsam können wir Ihrer Arbeit noch mehr Bedeutung verleihen.
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