Für Unternehmen im Bauwesen können wir viel tun!
Durch gesetzlich geregelte Aufbewahrungspflichten und die oft großformatigen Unterlagen wird das Scannen von Bauakten manchmal eine Herausforderung.
Scannen von Bauakten
Wir holen die Bauakten gerne ab oder Sie stellen uns diese zu, egal ob in Schränken, Schachteln oder anderen Gebinden. Wann und wie oft wir zur Abholung kommen, legen wir gemeinsam fest.
In den Bauakten sind meist sehr unterschiedliche Dokumente enthalten, die ganz besonderer Sorgfalt und Behandlung bedürfen. Wir scannen in Farbe, Auflösungen um 200 dpi sind dabei meist ausreichend. Unsere speziell geschulten Mitarbeiter wissen mit den unterschiedlichen Dokumenten sorgsam umzugehen. Die Belegvorbereitung erfolgt nach Ihren Vorgaben und zusätzlich nach Aktenstruktur und Format.
Auf Grund der unterschiedlichen DIN-Formate und Strukturen innerhalb der Akten wird die Digitalisierung von Bauakten manchmal zu einer Herausforderung. Belege bis Format DIN A3 werden mit Durchzugsscanner, sehr altes bzw. brüchiges Papier mit Auflichtscanner verarbeitet. Unterlagen, die nicht geöffnet werden dürfen (z.B. Notarunterlagen, Verträge, usw.) digitalisieren wir mittels speziellen Buchscannern, großformatige Unterlagen wie Pläne oder Bauzeichnungen werden mit Planscansystemen bis DIN A0 oder Überformate verarbeitet.
Abschließend werden die Digitalisate von den unterschiedlichen Scansystemen indexiert und wieder zu einem elektronischen Akt zusammengeführt, dadurch wird die Struktur der Papierunterlagen in digitaler Form abgebildet. Nach dem Scannen werden die Daten per SFTP in den Auftraggeber übertragen. Nach einer schriftlichen Freigabe durch den Auftraggeber erfolgt die datenschutzgerechte Entsorgung der Akten.
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