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Externe Aktenarchivierung
Lagern Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren hochsicheren und zertifizierten Archivierungscentern.
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5 Vorteile der externen Aktenarchivierung für Unternehmen
Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung
- 240.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen uns ihre Informationen und Vermögenswerte zur sicheren Archivierung und Speicherung an.
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Wir helfen Ihnen gern.
Häufig gestellte Fragen
Ich benötige Hilfe beim Aussortieren veralteter Akten aus meinen Büroräumen. Unterstützt Iron Mountain bei einem Büroumzug, einer Schließung oder einem Aufräumprojekt?
Ja, im Rahmen unseres Clean-Start-Programms führt ein:e Iron Mountain Expert:in eine kostenlose Bewertung Ihrer Räumlichkeiten und der dort gelagerten Informationen durch. Anschließend geben wir Ihnen Empfehlungen, wie Sie Ihre Büroräume am besten organisieren, indem Sie Akten in ein sicheres externes Lager überführen.
Ich muss schnell und problemlos auf meine Akten zugreifen können, selbst wenn sie extern gelagert werden. Ist das möglich?
Ja, wir können Ihre Akten liefern. Alternativ können wir alles Nötige mit unserem Service „Image on Demand“ digitalisieren – von einzelnen Dokumenten bis hin zu ganzen Aktenkartons.
Ich muss meine Akten schnell und problemlos verwalten können. Ist das möglich?
Ja! Mithilfe von Iron Mountain Connect™ haben Sie rund um die Uhr Zugriff. Greifen Sie auf Ihren Bestand zu, suchen Sie nach Akten, fordern Sie (physische oder digitale) Akten an und verwalten Sie all Ihre Akten – online und von überall aus. Mit unserer Hilfe können Sie mühelos und effizient auf ausgelagerte Akten zugreifen.
Ich verfüge über eine Vielzahl an Akten, von denen einige eine besondere Art der Handhabung erfordern, z. B. in Bezug auf die Klimatisierung. Kann ein einzelner Anbieter das bewältigen?
Iron Mountain hat sich auf verschiedene Lageranforderungen spezialisiert. Wir bieten diverse Lagermöglichkeiten – angefangen bei der Standardlagerung über klimakontrollierte Hochsicherheitsarchive bis hin zu einer abgesicherten, unterirdischen Anlage für eine langfristige Lagerung. Bei Bedarf errichten wir sogar Hochsicherheitsarchive nach Ihren genauen Vorstellungen. Wir kümmern uns um alles.
Ich benötige Hilfe beim Aussortieren veralteter Akten, um meine Kosten und Risiken zu senken. Unterstützt Iron Mountain meine Projekte?
Ja. Wir helfen Ihnen gerne – unabhängig von der Anforderung Ihres Projekts oder der Komplexität Ihres Archivs. Unsere Smart Records Cleanup Suite umfasst technologiebasierte Lösungen, die Ihren Aktenbestand vereinfachen, sortieren und strukturieren. So können Sie ganz einfach entscheiden, welche Akten Sie behalten, rechtssicher vernichten oder digitalisieren möchten, und zwar unabhängig davon, wie viele Akten Sie lagern oder wo.
Es fällt mir schwer, sämtliche Vorschriften bezüglich der Aufbewahrung von Daten einzuhalten. Kann Iron Mountain mir hierbei helfen?
Die Lösung Iron Mountain Policy Center ist eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Plattform zur Verwaltung von Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre Aufbewahrungsfristen und können deren Einhaltung nachweisen.
Ich benötige einen Partner für die Aktenverwaltung, der mir sichere und Compliance-gerechte Einrichtungen sowie benutzerfreundliche Verwaltungstools bietet. Gibt es so etwas?
Iron Mountain ist in allen drei Punkten die perfekte Wahl: Wir bieten branchenführende Sicherheit, umfassende Unterstützung im Hinblick auf Compliance sowie die benutzerfreundliche Plattform Iron Mountain Connect™ für eine nahtlose Verwaltung. Bei uns finden Sie eine umfassende, integrierte Lösung für die Anforderungen an Ihr Daten- und Informationsmanagement.
Was kann ich tun, wenn ich nicht weiß, welche Akten sich in meinen Archivkartons befinden?
Sind Archivkartons gar nicht oder nur unzureichend beschriftet, kann Iron Mountain Smart Reveal dabei helfen, mehr Klarheit über den Bestand zu schaffen. Dazu werden Informationen zu den Kartons beziehungsweise zu ihrem Inhalt erfasst und durch Bilder dokumentiert. Auf dieser Grundlage können Sie anschließend entscheiden, welche Bestände weiter aufbewahrt, erfasst, digitalisiert oder anderweitig bearbeitet werden sollen.
Wie kann ich große ungeordnete Aktenbestände sortieren?
Mit Iron Mountain Smart Sort lassen sich größere Bestände nach festgelegten Kriterien neu organisieren, beispielsweise nach Vernichtungsdatum, Aktentyp, Status oder einer eindeutigen Kennung. Das erleichtert die weitere Verwaltung und unterstützt Entscheidungen darüber, welche Unterlagen aufbewahrt, digitalisiert oder nach den geltenden Vorgaben vernichtet werden sollen.
Muss ich meine Papierakten digitalisieren, bevor ich sie extern archiviere?
Nein. Papierakten können weiterhin physisch archiviert werden. Je nach Bedarf können anschließend einzelne Dokumente gescannt und digital bereitgestellt werden. So lassen sich physische Archivierung und digitale Prozesse miteinander verbinden, ohne dass zunächst der gesamte Aktenbestand digitalisiert werden muss.
