Zo werkt Smart Sort
Met Smart Sort zorgt Iron Mountain voor een efficiënte en accurate sortering van uw archief. We doorlopen een aantal stappen om uw documenten op de juiste manier te ordenen en te classificeren.
- Inventarisatie: We beginnen met een grondige inventarisatie van uw fysieke of digitale archief, waarbij we de omvang en de aard van de documenten in kaart brengen.
- Analyse: Vervolgens analyseren we uw retentieschema en de geldende wet- en regelgeving om de bewaartermijnen en -voorwaarden voor uw documenten te bepalen.
- Sorteercriteria: Samen met u definiëren we de sorteercriteria op basis van uw specifieke behoeften en doelstellingen. U kunt hierbij denken aan vernietigingsdatum, documenttype, afdeling of andere relevante criteria.
- Sorteren: Onze experts sorteren uw documenten volgens de vastgestelde criteria. Dit kan zowel handmatig als digitaal gebeuren, afhankelijk van de aard en de omvang van uw archief.
- Rapportage: Na afloop ontvangt u een gedetailleerde rapportage met een overzicht van de gesorteerde documenten, inclusief metadata en aanbevelingen voor verdere acties.
Na afloop van het Smart Sort project adviseren we u over de verdere opslag of vernietiging van uw documenten. We kunnen u ook helpen met het opzetten van een efficiënt systeem voor toekomstig arc: hiefbeheer.