Veuillez noter que le présent glossaire définit les termes s'appliquant à votre entente, au présent site et aux activités de l'ensemble de notre entreprise. Ces définitions précisent clairement les notions et les termes clés liés à la tarification. Elles font partie intégralement de l'entente que vous avez signée, à moins d'indication contraire conclue par écrit par vous et Iron Mountain.
Iron Mountain peut à l'occasion ajouter ou retrancher des termes du glossaire ou en modifier la définition. Le glossaire, sous la forme existant à la date de l'entrée en vigueur ou du renouvellement d'une entente, comprend les termes s'appliquant à une telle entente conclue avec le client.
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B
Boîte standard d'archivage. Type de boîte préféré et recommandé pour l'entreposage dans les installations d'Iron Mountain. La boîte standard d'archivage est destinée à l'entreposage d'un volume correspondant au contenu de la moitié d'un tiroir de dossiers de format 8,5 po sur 11 po ou de 8,5 po sur 14 po, et dont les dimensions hors tout sont d'environ 16,25 po sur 12,75 po sur 10,25 po. Iron Mountain recommande les boîtes standard d'archivage parce qu'elles demeurent intactes au cours de la manutention, du transport et de l'entreposage à long terme.v
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Boîte(s). Boîte ou contenant servant à stocker les dossiers.
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Boîtes de transfert initial. Boîtes comprises dans le transfert initial effectué à partir de l'emplacement du client ou du fournisseur du client.
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Bon de travail - Description écrite des services préparée par le personnel d'Iron Mountain à la suite de la soumission de demandes de travaux par la clientèle qui sert de document source pour les besoins de la prestation du service, de la tarification et de la facturation.
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C
Colis. Sac, enveloppe ou contenant utilisé pour assurer un transport protégé des dossiers individuels. Dans le cas où les clients envoient à Iron Mountain des dossiers qui ne sont pas contenus dans une boîte, ou dans le cas où Iron Mountain renvoie au client un dossier dans le cadre d'un service de récupération, Iron Mountain insérera le dossier dans un colis. Ce processus a pour but de préserver l'intégralité des documents au cours du transport.
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Conteneur de collecte non standard. Tout conteneur qui ne fait pas partie des trois (3) types de conteneurs de collecte standard d'Iron Mountain : bac de 65 gallons (246 L), console verrouillée de 40 po (102 cm) et miniconsole verrouillée de 27 po (69 cm).
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Conteneur de vrac 1 et conteneur de vrac 2. Terme générique qualifiant les conteneurs de collecte dont le format n'est pas standard.
Conteneur inutilisé. un conteneur sur un site client qui n'a pas été en service pendant 90 jours.
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Conteneur protégé de collecte. Les conteneurs protégés de collecte servent au stockage temporaire du matériel dans l'attente de l'exécution du service de déchiquetage protégé. Les conteneurs de collecte, qui sont verrouillables et sûrs de par leur conception, sont offerts sous la forme de bacs de 65 gallons (246 L), de consoles verrouillées de 40 po (102 cm) et de miniconsoles verrouillées de 27 po (69 cm) et dans d'autres formats afin de convenir à un grand nombre d'endroits. Habituellement, les conteneurs de collecte sont installés dans les aires communes des bureaux dans l'installation du client (par exemple, la salle des photocopieurs, les salles du courrier ou d'autres lieux de travail) qui sont fréquentées par les employés.
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Cueillette normale. Service dans le cadre duquel Iron Mountain assure la cueillette des éléments à l'emplacement d'un client pour les transporter vers les installations d'Iron Mountain. Le service est fait à la demande et non pas selon un horaire établi de transport périodique. Les demandes faites avant 16 h, heure locale, un jour ouvrable, donneront lieu à une cueillette dans les deux jours ouvrables suivants. Cet horaire de livraison s'applique dans le cas de demande ne dépassant pas cinq cent (500) éléments par jour et par installation d'un client.
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Cueillette urgente – jour ouvrable. Service accéléré de cueillette par Iron Mountain dans les installations d'un client et dont la prestation est prévue le jour ouvrable suivant dans le cas d'une demande acheminée à 16 h au plus tard, heure locale, un jour ouvrable.
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Cycle de facturation. Période s'écoulant entre les relevés de facturation. Les frais d'entreposage sont facturés à l'avance et les boîtes reçues pendant le mois sont facturées de façon rétroactive. Les frais de service et de transport sont facturés de façon rétroactive.
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D
Date limite de fin de mois. Date précise de fin de mois déclenchant la fin du cycle de facturation. Aux fins de la comptabilité, Iron Mountain calcule la facturation des services à une date précise qui est établie annuellement à l'avance et se situe quelques jours avant la fin du mois afin d'assurer un traitement rapide des factures. Les services exécutés ou les boîtes ajoutées après la date limite de fin du mois seront facturés le mois suivant. Sur demande, Iron Mountain avisera le client des futures dates limites de fin de mois.
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Déchiquetage hors site. Le déchiquetage protégé hors site désigne la destruction du matériel exécutée à une installation sécuritaire. Ce service comprend la collecte et le transport des documents sur papier du client en prévision de la destruction à une installation sécuritaire. Les documents y sont détruits de façon à les rendre impossibles à reconstituer à l'aide de procédés exclusifs et d'équipement de calibre industriel. Le matériel déchiqueté est recyclé.
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Déchiquetage sur place. Le déchiquetage sur place consiste en un service de destruction du matériel exécuté à l'installation du client ou à proximité de celle-ci à l'aide d'une unité mobile de déchiquetage. Ce service comprend la collecte, la destruction et le transport du matériel de déchiquetage du client en prévision du traitement ultérieur. Le matériel déchiqueté est recyclé.
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Demande. Demande faite par un client pour obtenir un service lié au traitement de ses documents. Différentes demandes de service reçues à divers moments peuvent devenir des demandes multiples même si les services sont fournis au même emplacement de client lorsque le répartiteur d'Iron Mountain ne peut combiner les demandes en raison de l'horaire ou du type de service demandé.
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Demande spéciale de transport. Demande de livraison hors des paramètres habituels de livraison en ce qui a trait aux délais ou à la distance. Iron Mountain exécutera les demandes spéciales de transport qu'elle jugera réalisables et établira des prix correspondant à ces services.
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Démarrage du programme. Livraison et installation initiales des conteneurs servant au déchiquetage protégé dans les installations du client.
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Déplacement. Service consistant en la prestation de la livraison ou de la cueillette à l'emplacement du client ou service lié aux services de déchiquetage protégé.
Destruction d’archives. Le processus de déchiquetage sécurisé des cartons, y compris leur contenu papier, et des classeurs à rayons ouverts entreposés chez Iron Mountain, avec l'autorisation du Client. Le processus de destruction d'archives comprend les frais de destruction d'archives, les frais de récupération pour chaque objet devant être détruit et les frais de manutention. Le processus de destruction d’archives inclut la récupération, la documentation et la destruction par déchiquetage sécurisé, de manière à rendre ces contenus illisibles ou impossibles à reconstituer. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour la destruction de contenus sur un support autre que le papier.
Le processus de destruction comprend : la numérisation pour confirmer que chaque dépôt est bien passé au statut « Détruit », des frais de manutention, ainsi que la clôture de la commande dans le système (jusqu'au volume standard de destruction mensuel de 1 200 pieds cubes par marché Iron Mountain). Dans le cas où un carton spécifique contenant des fichiers listés individuellement, ou un fichier contenu dans un stockage en étagère ouverte est demandé pour une destruction d'archives, et le carton ou le stockage en étagère ouverte contient des fichiers qui ont été précédemment récupérés par le client et sont répertoriés comme SORTIS dans le système SafeKeeperPLUS®, chaque fichier se verra imposer des frais de modification de dossier informatique pour le coût administratif du maintien de l'intégrité de l'inventaire.
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Destruction des documents inactifs. Processus consistant à assurer le service de déchiquetage protégé des boîtes, et de leur contenu, qui sont entreposés dans les installations d'Iron Mountain après obtention de l'autorisation du client. Ce processus comprend la récupération, la préparation des documents et le déchiquetage protégé de ceux-ci dans le but de les rendre pratiquement illisibles et impossibles à reconstituer.
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Destruction des documents inactifs au moyen du recyclage. (Service interrompu depuis le 3 mars 2008) Processus consistant à recycler des boîtes entreposées dans les installations d'Iron Mountain après obtention de l'autorisation du client. Ce processus consiste à confier à un recycleur tiers la récupération, la consignation et le transport du matériel. La responsabilité d'Iron Mountain quant à la chaîne de possession des documents cesse au moment où les documents se trouvent sur le quai et sont ramassés par un recycleur tiers.
Depuis le 3 mars 2008, Iron Mountain n'offre plus le service de destruction des documents inactifs au moyen du recyclage en raison de modifications apportées au milieu de la réglementation et aux lois sur la protection des renseignements personnels. Toutes les demandes de destruction des documents inactifs reçues après le 3 mars 2008 seront traitées selon la méthode de destruction des documents inactifs au moyen du déchiquetage protégé.
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Destruction protégée de supports. Méthode sécuritaire de destruction de supports de plastique au moyen de l'incinération à puissance thermique élevée qui vise à rendre impossible la reconstitution de ceux-ci.
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Documents. Boîte, dossier ou autre document visé par un service, transporté ou entreposé dans les installations d'Iron Mountain. Un document peut être une boîte, un dossier individuel ou un autre élément à entreposer. Le document est aussi appelé Élément(s).
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Documents sur papier. Documents commerciaux sur papier, carton léger et tout autre matériel de nature semblable comme de la papeterie, des chemises, etc. Sont exclus tous les supports autres que le papier.
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Dossier(s). Document ou groupe de documents contenus dans un dossier. Les dossiers peuvent être entreposés sur des étagères ou sur des rayons ouverts d'entreposage.
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Dossiers intercalés. Nouveau dossier ou document envoyé à l'entreposage et intercalé dans une boîte ou un dossier existant.
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E
Élément(s). Boîte, dossier ou autre document visé par un service, transporté ou entreposé dans les installations d'Iron Mountain. L'élément peut être une boîte, un dossier individuel ou un autre document destiné à l'entreposage. Aussi connu comme Document.
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Emplacement du client. Pour les besoins des services de gestion de documents et de protection des données, il s'agit du point transactionnel où une preuve de service (livraison ou cueillette) est obtenue sous la forme de la signature du client sur le bon de travail rempli.
Pour répondre aux besoins de la clientèle, le livreur d'Iron Mountain peut centraliser la livraison ou la cueillette à un quai de chargement ou il peut effectuer plusieurs déplacements à différents points situés dans l'édifice. Chacun des arrêts où l'employé d'Iron Mountain effectue un service de cueillette ou de livraison et obtient la signature du client constitue un emplacement distinct.
En ce qui a trait au service de déchiquetage protégé, il s'agit du lieu physique ou de l'installation du client où Iron Mountain effectue la collecte du matériel qui sera détruit au moyen du déchiquetage protégé.
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Entente. Entente intervenue entre Iron Mountain et son client, comprenant habituellement une série de conditions de base, un document de tarification (souvent appelé Annexe A) et le glossaire définissant les termes employés dans le document de tarification et dans la description des services. En cas d'incohérence entre les éléments de l'entente, c'est le sens des termes utilisés dans l'entente de base qui prévaut sur celui des termes contenus dans le document de tarification et dans le glossaire; le sens donné aux termes contenus dans le document de tarification prévaut sur celui des termes du glossaire.
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Entreposage. Entreposage des documents des clients dans les installations d'Iron Mountain, qu'ils soient classés dans des boîtes fournies par les clients ou dans des classeurs à rayons ouverts, selon les besoins du programme des clients.
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Entreposage dans des classeurs à rayon ouvert. Entreposage d'éléments glissés dans des chemises (et non dans des boîtes) généralement utilisés pour les documents exigeant des consultations fréquentes, comme les dossiers médicaux. Voir Pied(s) Linéaire(s) et Longueur (en PL).
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Entreposage, normal. Mention figurant sur une facture indiquant les frais récurrents d'entreposage des documents dans une installation d'Iron Mountain.
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Entreposage, nouveau. Mention figurant sur une facture indiquant les frais d'entreposage de nouvelles boîtes dans une installation d'Iron Mountain dont le calcul est fait en fonction du nombre de pieds cubes et qui s'appliquent à compter du mois de réception du matériel pour se poursuivre jusqu'au cycle suivant de facturation.
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Entreposage, PL. Mention figurant sur une facture indiquant les frais du service d'entreposage de dossiers sur rayons ouverts dans une installation d'Iron Mountain et dont le calcul est fait en fonction du nombre de pieds linéaires.
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F
Frais administratifs: des frais mensuels facturés par compte pour les services de maintenance et d'administration associés à chaque compte client. Les services de maintenance et d'administration comprennent des éléments tels que la disponibilité du centre d'appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, Iron Mountain Connect™ et les rapports standards du Centre de rapports.
Frais de contamination de déchiquetage : les frais de contamination de déchiquetage ne seront facturés que lorsque les équipes de transport de déchiquetage identifient une contamination au moment du « déversement » du conteneur de collecte de déchiquetage du client.
Frais de conteneur inutilisé. des frais mensuels imposés pour un conteneur inutilisé.
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Frais de déplacement. Frais figurant sur la facture d'un client et correspondant au service de transport calculés par déplacement.
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Frais de Manutention. Les frais d'utilisation de la capacité de charge du véhicule, le service de
préparation des articles à être transportés, le chargement ou déchargement des véhicules Iron
Mountain lors d'un enlèvement ou d'une livraison et le transport des articles vers l'usine de
déchiquetage dans le but de préparer la destruction d'archives. Les Frais de Manutention sont
calculés sur la base du volume en pieds cubes des articles transportés. Pour le transport, les
dossiers sont groupés en colis. Les frais de manutention pour les colis sont facturés à un pied
cube par colis. Des frais de manutention d'un minimum d'un pied cube s'appliquent à l'ensemble
des boîtes. Découvrez plus de détails sur les demandes spécifiques de transport et les frais
afférents sur ce lien.
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Frais de remballage. Iron Mountain peut remplacer une boîte lorsque l'état de celle-ci ne permet pas d'empiler d'autres boîtes par-dessus dans une configuration d'entreposage standard, ou lorsque la boîte n'est pas sécuritaire pour le transport ou la manutention. Les frais de remballage comprennent le prix de la boîte de remplacement et de la main-d'œuvre, ce dernier correspondant à la prestation du service de remballage calculé selon un tarif par boîte. Des frais de remballage figureront sur votre facture comme « Frais de remballage » en plus des frais associés à la nouvelle boîte.
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Frais de service à la demande - Frais supplémentaires ajoutés au bon de travail du client pour tout service non planifié ou se situant hors des normes de service définies dans l'entente conclue avec le client.
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Frais de service mensuel : frais supplémentaires imputés à l'ordre de travail pour un service non programmé.
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Frais de transport dans la zone métropolitaine : les visites de transport peuvent inclure des frais applicables en fonction de la distance par rapport à une installation d'Iron Mountain ou de votre présence dans certaines régions métropolitaines.
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Frais fixes. Services facturés à un taux ou à un tarif fixe.
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Frais minimaux d'entreposage. Frais minimaux d'entreposage mensuels s'appliquant lorsque les frais d'entreposage sont inférieurs au montant minimal des frais d'entreposage prévu dans l'entente conclue avec le client.
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Frais minimaux de déchiquetage. Tous les Bons de travail de Déchiquetage sécurisé et les Tentatives de service associées sont soumis à des Frais minimaux de service de déchiquetage. Ces frais s'appliqueront lorsque les frais totaux associés à l'exécution des services de Déchiquetage sécurisé, y compris les Tentatives de service, sont inférieurs au minimum requis indiqué dans la Grille tarifaire du Client.
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Frais minimaux par demande de service. Frais minimaux de service par demande : il s'agit des frais minimaux applicables lorsque les frais de prestation de service, exclusion faite des frais liés au transport, sont inférieurs au montant minimal par demande prévu dans la tarification.
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Fréquence du service. Nombre convenu mutuellement de prestations de service de déchiquetage prévues à l'emplacement du client.
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Fréquence de service initiale. Fréquence de service prévue et demandée par le client au moment où il commence à faire appel à Iron Mountain pour assurer la prestation ou la mise en œuvre du service de déchiquetage protégé. Les conditions et les restrictions de l'horaire de service feront l'objet d'un accord mutuel entre le client et Iron Mountain. Au besoin, des ajustements seront apportés par la suite.
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H
Heure. Unité de facturation s'appliquant à certains services définis à « l'heure ». Les frais correspondant à la période de temps nécessaire pour effectuer le service sont calculés par tranches de quinze minutes.
Heures d'ouverture. Horaire : de 8 h à 17 h, heure locale, les jours ouvrables. Les services de transport peuvent être assurés en dehors des heures d'ouverture.
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J
Jours ouvrables. Du lundi au vendredi, à l'exclusion des jours de congé.
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K
Kilogramme ou livre. Unité de tarification spéciale servant au calcul du tarif s'appliquant à certains programmes de déchiquetage protégé. Le personnel d'Iron Mountain estime le poids en se basant sur le volume approximatif du papier contenu dans un conteneur et en le comparant au poids moyen du papier lorsqu'un conteneur identique est plein. Dans le cas des boîtes, le poids correspond au poids du papier stocké dans une boîte de même type, tel qu'il a été établi par Iron Mountain.
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L
Liste individuelle. Le processus d'entrée des données de descriptions des dossiers standards dans le système SafeKeeperPLUS® pour la création d'une liste de dossiers ou le processus de validation requis au niveau de dossiers récupérés pour lesquels il n’y a pas eu d'entrée de données antérieure.
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Livraison demi-journée. Service de livraison d'éléments au client prévu le même jour ouvrable dans le cas de demandes faites avant 10 h, heure locale, un jour ouvrable; ou, dans le cas de demandes de service faites après 10 h, mais avant 15 h un jour ouvrable, laivraison est prévue au plus tard à midi le jour ouvrable suivant. Cet horaire de livraison s'applique à demande de service ne comportant pas plus de cinquante (50) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain.
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Livraison le jour suivant. Service de livraison d'éléments prévu le jour ouvrable suivant s'appliquant aux demandes faites avant 15 h, heure locale. Cet horaire de livraison s'applique à une demande de service ne comportant pas plus de cinquante (50) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain.
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Livraison urgente – fins de semaine, congés, après les heures d'ouverture. Service accéléré de livraison de documents par Iron Mountain aux installations d'un client dans le cas où les demandes sont reçues après 14 h, heure locale un jour ouvrable, ou la fin de semaine ou un jour férié. Le service de livraison est prévu au plus tard quatre (4) heures après l'entrée de la demande. Cet horaire de livraison ne s'applique qu'aux demandes ne comportent pas plus de quarante (40) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain. Les demandes ne répondant pas à ce critère peuvent être traitées comme des demandes spéciales de transport.
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Livraison urgente – jour ouvrable. Service accéléré de livraison de documents aux installations d'un client exécuté par Iron Mountain. La livraison des éléments demandés au plus tard à 14 h un jour ouvrable est prévue trois (3) heures au plus tard après l'entrée de la demande. Si une demande est entrée après 14 h, heure locale un jour ouvrable, le service sera fait en tant que « Livraison urgente – Fins de semaine/Jours fériés/Après les heures d'ouverture » dans une plage de 4 heures le même jour ou en tant que Livraison urgente – Jour Ouvrable le jour ouvrable suivant à 11 h au plus tard. Cet horaire de livraison s'applique aux demandes ne comportant pas plus de quarante (40) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain où les éléments sont entreposés.
M
Main-d'œuvre. Temps nécessaire à l'exécution de tout service demandé par un client qui n'est ni décrit, ni fourni précisément dans votre document de tarification ou dans la section Services supplémentaires du présent site Web (facturé par tranches de quinze minutes).
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Matériel autre que le papier. Tout matériel qui n'est pas constitué de papier, comme le métal, le plastique, les matières biodangereuses, les déchets électroniques, les matières humides de toutes sortes. Il s'agit du matériel qui, selon Iron Mountain, ne peut pas être détruit en utilisant de l'équipement industriel standard de déchiquetage.
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P
Pied(s) cube(s) et volume (en PC). Unités de mesure servant au calcul des frais d'entreposage et du service des boîtes. Le volume en pieds cubes associé à une boîte ou à un type de boîtes en particulier peut différer de la dimension réelle. Pour consulter la liste des volumes réels comparés aux volumes destinés à la facturation de certains types de boîtes, cliquez ici.
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Pied(s) linéaire(s) et longueur (en PL). Unité de mesure s'appliquant au calcul des frais d'entreposage et de service touchant le format à rayons ouverts. Le calcul des pieds linéaires comprend l'espace dans le rayonnage attribué à un client en fonction du volume de dossiers transférés au départ, en plus de la croissance du volume de dossiers. Le nombre de pieds linéaires attribué à un client ne varie pas en fonction de la récupération temporaire ou du retrait permanent, sauf si le client demande un projet de regroupement en vue de réduire le rayonnage prévu dans le cadre du programme.
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Projet de regroupement. Processus selon lequel Iron Mountain adapte sur demande l'espace en pieds linéaires dans un rayonnage réservé à un client en vue de l'entreposage de dossiers sur rayon ouvert. Les frais d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert sont calculés en fonction du nombre de pieds linéaires de rayons ouverts prévu au programme d'un client ou d'une séquence de dossiers, et non pas en fonction du nombre de pieds linéaires occupés en réalité par des dossiers à une période donnée. Les dossiers peuvent donc être récupérés de façon temporaire, détruits ou retirés de l'entreposage de façon permanente sans que soit affecté le nombre de pieds linéaires attribué. Si le volume nécessaire au client pour l'entreposage de dossiers sur rayon ouvert dépasse celui qui a été attribué, nous l'augmentons automatiquement pour l'adapter à la croissance des besoins. Lorsque les besoins du programme changent, le client peut demander un projet de regroupement afin de fusionner le nombre de pieds linéaires réservé à l'entreposage sur rayons ouverts et de réduire les frais d'entreposage. Les frais liés aux projets de regroupement sont établis à l'avance et sont calculés en fonction des coûts de la main-d'œuvre nécessaire à la réalisation du projet.
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Projet spécial. Service fourni à la demande d'un client en dehors des services habituels. Notons par exemple les services suivants : imagerie, emballage et tri, remballage, réétiquetage, gestion de la salle des dossiers, reclassement de feuilles libres et interclassement, correction des données dans la base de données. Les projets spéciaux font l'objet d'une offre particulière à chaque projet. Les tarifs s'appliquant aux services de base indiqués dans le document de tarification peuvent différer lorsque ces services sont exécutés dans le cadre d'un projet spécial.
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R
Ramassage/livraison de conteneurs : le ramassage/la livraison de conteneurs comprend la livraison et le placement, le déplacement ou le ramassage de conteneurs de collecte sur le site du client.
Réception et saisie – Boîtes. Traitement de nouveaux documents qui entraînent une augmentation du volume entreposé au moment où ils sont reçus dans une installation d'Iron Mountain. Le traitement comprend la réception comme telle des documents, le traitement, l'attribution d'un emplacement d'entreposage et le classement dans cet emplacement. Les éléments doivent être entrés dans la base de données d'Iron Mountain trois jours ouvrables au plus tard après la cueillette. Ces tâches excluent le listage individuel des dossiers – s'il y a lieu.
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Réception et saisie – classeur à rayon ouvert. Traitement de nouveaux dossiers au moment où ils sont reçus dans une installation d'Iron Mountain. Les frais de service de réception et saisie sont calculés selon le nombre de pieds linéaires attribué aux dossiers traités (figurant sur votre facture sous la rubrique Réception et saisie). Ces frais ne comprennent pas le listage individuel des dossiers, s'il y a lieu.
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Recherche. Temps nécessaire pour repérer un dossier ne figurant pas dans la base de données d'Iron Mountain ou, lorsque le client ne sait pas précisément de quelles boîtes ou de quels dossiers il a besoin, temps consacré par les employés d'Iron Mountain pour faire la recherche de différents documents à la demande du client. Les frais s'appliquant à la recherche sont calculés en fonction du temps que la main-d'œuvre consacre à cette tâche.
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Reclassement. Boîte, dossier ou élément déjà récupéré par un client et qui est retourné en entreposage dans une installation d'Iron Mountain.
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Récupération. Traitement d'une demande de récupération et préparation des éléments à la livraison. Les services comprennent le repérage et l'extraction d'une boîte ou d'un dossier dans les installations d'entreposage d'Iron Mountain. La récupération est considérée comme le retrait temporaire d'un élément de son lieu d'entreposage. Les frais d'entreposage continueront d'être comptabilisés pour ce qui est des éléments récupérés jusqu'à ce que ceux-ci soient détruits ou retirés de façon permanente. Tout service fourni en sus de la récupération sera facturé séparément. Par exemple, les frais de retrait permanent, de destruction, de déchiquetage protégé, d'imagerie ou de télécopie seront inscrits sur une autre ligne de la facture.
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Récupération normale – Dossier Provenant d'une classeur à Rayons Ouverts. Traitement d'une demande de récupération d'un dossier contenu dans une classeur à rayons ouverts selon un délai standard. Le tarif s'applique à la récupération de dossiers provenant d'un classeur à rayons ouverts dont la liste individuelle est contenue dans la base de données d'Iron Mountain. La récupération de dossiers non accompagnés d'une liste individuelle donnera lieu à des frais de recherche.
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Récupération régulière - Dossier de la boîte. – Le traitement d'une demande de récupération d'un dossier dans une boîte, effectué dans un délai de service normal. Tarif correspondant à la récupération, dans une boîte, de dossiers listés individuellement dans la base de données Iron Mountain. Les dossiers dont la récupération a été demandée mais qui ne sont pas listés individuellement donneront lieu à des frais de liste individuelle et potentiellement à des frais de manutention pour le temps consacré à la recherche.
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Récupération sur rayon ouvert. Ce service consiste à repérer et à récupérer un ou des éléments provenant d'un classeur à rayons ouverts dans une installation d'Iron Mountain selon les critères précisés dans la demande du client.
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Récupération temporaire. Récupération temporaire d'éléments du lieu d'entreposage et dont le retour en entreposage est prévu. L'entreposage des éléments qui se trouvent «en attente» continue d'être facturé puisque l'emplacement de l'entreposage est retenu en prévision du retour des éléments.
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Récupération urgente – Dossier d'un provenant d'un classeur à Rayons Ouverts. Traitement d'une demande de récupération urgente d'un dossier provenant d'un classeur à rayons ouverts exécuté dans un délai correspondant à un service urgent. Le tarif s'applique aux services de récupération de dossiers provenant d'un classeur à rayons ouverts dont la liste individuelle est contenue dans la base de données d'Iron Mountain. La récupération de dossiers non accompagnés d'une liste individuelle donnera lieu à des frais de recherche.
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Récupération urgente – Dossier Provenant d'une Boîte. Traitement d'une demande de récupération urgente dans le cas d'un dossier provenant d'une boîte exécuté dans un délai correspondant à un service urgent. Le tarif s'applique à la récupération de dossiers provenant d'une boîte dont la liste individuelle est contenue dans la base de données d'Iron Mountain. La récupération de dossiers non accompagnés d'une liste individuelle donnera lieu à des frais de recherche.
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Récupération urgente. Traitement de la récupération et de la préparation d'éléments en vue d'un service de transport urgent.
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Retrait permanent. Le fait de traiter une commande de retrait permanent pour préparer et confirmer les articles récupérés pour transport sur le quai d'Iron Mountain, et pour mettre à jour l'état de l'article dans le système d'inventaire. Le retrait permanent s'applique aux articles qui ne seront pas retournés à Iron Mountain pour entreposage, mais qui ne doivent pas être détruits par Iron Mountain. Des frais de retrait permanent s'appliqueront lorsque les articles sont retirés à Iron Mountain et ne seront pas retournés, que le retrait ait lieu pendant la durée du contrat, à la fin de la durée du contact, à l'expiration du contrat ou à la suite d'une résiliation du contrat par le client, suite à un non-renouvellement ou autre. Les dépôts traités pour un retrait permanent sont déduits de la facturation d'entreposage à la fin du mois où ce processus a lieu. Le processus de retrait permanent comprend les frais de retrait permanent, des frais de récupération pour chaque article à retirer et des frais de manutention. Le processus de retrait permanent implique: la numérisation pour confirmer que chaque dépôt est bien passé au statut « Retrait permanent », des frais de manutention, ainsi que la clôture de la commande dans le système (jusqu'au volume standard de destruction mensuel de 1 200 pieds cubes par marché Iron Mountain). Dans le cas d'un client mettant fin à sa relation avec Iron Mountain et clôturant son compte (que ce soit suite à l'expiration du contrat, au non-renouvellement du contrat, à la résiliation du contrat ou autre), le nombre maximal de pieds cubes de cartons qu'Iron Mountain transférera au client (ou au nouveau fournisseur du client) est de 1 200 pieds cubes par mois, par marché d'Iron Mountain. Les articles qui ne sont pas récupérés par un client dans les 30 jours peuvent être soumis à des frais supplémentaires, y compris, mais sans s'y limiter, à des frais de reclassement et de récupération.
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S
Supplément Papier Recyclé: Des frais supplémentaires imposés aux services de déchiquetage pour s'adapter aux variations du prix du papier recyclé. Pour plus de détails, cliquez ici.
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Service à partir d'un lieu d'entreposage temporaire. Méthode de collecte dans le cadre du service de déchiquetage selon laquelle le client récupère les conteneurs de collecte à son emplacement et les rassemble au même endroit pour les besoins du service de déchiquetage. Tous les lieux d'entreposage temporaire doivent avoir été approuvés par Iron Mountain avant la première prestation de service.
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Service au point de collecte. Volet du processus de collecte du matériel inhérent au service de déchiquetage protégé qui consiste pour le personnel à parcourir l'installation du client en vue d'accéder aux conteneurs de collecte afin de les vider, conformément aux exigences du bon de travail.
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Service de déchiquetage protégé - Prestation d'un service de déchiquetage de documents sur papier visant à détruire ceux-ci de façon à les rendre pratiquement illisibles et impossibles à reconstituer. Ce service comprend la collecte, le transport et le traitement du matériel du client destiné à la destruction selon les indications du bon de travail du client. Les services de déchiquetage protégé peuvent avoir lieu hors site ou sur place, selon les besoins ou les préférences des clients. Les services de déchiquetage hors site et sur place visent exclusivement du matériel sur papier.
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Service des zones métropolitaines. Des frais additionnels seront accordés pour les visites de transportation aux lieux des clients situés dans certaines régions métropolitaines. Vous pouvez trouver les régions métropolitaines affectées, les frais additionnels applicables pour chacune et d'autre information sur les demandes de transportation spéciales et les frais ici.
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Service hebdomadaire - Service de déchiquetage protégé exécuté toutes les semaines à l'installation d'un client.
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Service planifié - Service de déchiquetage qui est rendu selon un horaire défini à l'avance.
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Services divers. Frais associés à certains services demandés par un client qui ne sont ni décrits, ni fournis précisément dans le document de tarification ou dans la section Services supplémentaires du présent site Web. Les services divers sont facturés selon le taux horaire de la main-d'œuvre prévu à l'entente conclue avec le client. Voir Main-D'œuvre.
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Service quotidien. Services de déchiquetage protégé récurrents exécutés tous les jours ouvrables.
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Service urgent. Catégorie de service attribuée à une demande particulière lorsque la livraison doit se faire plus rapidement que selon le niveau de service standard. Le document de tarification et les descriptions des services individuels fournies dans le présent glossaire indiquent un horaire précis de livraison dans le cas d'un service urgent.
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Support de plastique. Articles comme des microfilms et des microfiches, des bandes magnétiques, des disques compacts, des disquettes, des disques DVD, des cartouches, des bandes vidéo, des cassettes et des radiographies. Iron Mountain accepte des supports de ce genre s'ils sont ramassés à part en prévision de la destruction protégée qui sera exécutée par un fournisseur tiers en vertu d'un bon de travail spécial.
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Surprime sur le carburant. Frais supplémentaires applicables aux déplacements qui sont liés à l'augmentation du prix du carburant. Pour obtenir des détails supplémentaires, cliquez ici.
Surprime pour vaccination: Frais supplémentaire ajouté à une
Visite de transport lorsqu'un client demande le service d'un conducteur vacciné contre la COVID. Après l’arrêt de ce service pour les clients non payants le 14 avril 2025, Iron Mountain mettra officiellement fin au supplément pour vaccination ainsi qu'au service connexe pour tous les comptes restants, à compter du 1er avril 2026.
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T
Tarif normal de récupération. Tarif associé à la récupération d'éléments exécutée selon un délai standard.
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Temps d'attente. Durée servant au calcul des frais ajoutés lorsqu'un livreur d'Iron Mountain doit retarder l'exécution de ses tâches par la faute d'un client. Le temps d'attente est facturé selon le taux horaire de la main-d'œuvre établi dans le document de tarification du client. Les retards peuvent être causés par la préparation inappropriée de l'envoi ou par l'incapacité d'accéder aux monte-charges (ou ascenseurs) ou aux quais de chargement à l'emplacement du client. Aux fins de la facturation, le temps d'attente commence à être facturé 15 minutes après l'arrivée du livreur au site du client et se termine au moment où le livreur peut entreprendre le service prévu.
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Tentative de service. Une Tentative de service se produit quand Iron Mountain n'est pas en mesure d'effectuer le service prévu car le client n'est pas présent ou n'est pas prêt, capable ou disposé à accepter le service prévu.
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Transfert initial. Dans le cas d'un nouveau client, transfert initial chez Iron Mountain d'éléments destinés à l'entreposage, ce qui comprend les tâches habituelles de cueillette, de transport, de réception et de saisie ainsi que le classement dans le lieu d'entreposage. La période de transfert initial est établie dans le document de tarification, mais ne dépasse pas quarante-cinq (45) jours habituellement. Le nombre maximal d'éléments compris dans le transfert initial peut aussi être établi dans le document de tarification. Pour que les tarifs prévus s'appliquent, les boîtes du client doivent être prêtes à la cueillette sur un quai (palettisées, emballées et inventoriées) avant l'arrivée du véhicule d'Iron Mountain.
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U
Unité mobile de déchiquetage (UMD). Véhicule muni d'un équipement de déchiquetage de calibre industriel et qui est approuvé par Iron Mountain pour la destruction de matériel sur papier.
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Usine de déchiquetage. Installation de déchiquetage protégé où le matériel sur papier est détruit en utilisant des procédés exclusifs et de l'équipement de déchiquetage de calibre industriel.
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Z
Zones de service de transport. zones définies sur la base de l'éloignement du client par rapport à une installation d'Iron Mountain ou de la présence du client dans certaines régions métropolitaines.
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