Inicio del proceso: qué digitalizar y por qué

Decidir por dónde empezar el proceso de digitalización puede resultar abrumador. Tu empresa lleva años almacenando información en archivadores, depósitos y oficinas, pero no es necesario que digitalices toda la información hoy mismo. El primer paso consiste en identificar los documentos que, una vez digitalizados, aportarán más valor al negocio.

Te ayudamos a transformar los documentos físicos de tu empresa en activos digitales seguros y accesibles, así como a dotarlos de inteligencia mediante la estructuración de los datos y el enriquecimiento con metadatos por medio de la funcionalidad de procesamiento inteligente de documentos (IDP). En esta guía explicamos por qué la digitalización es un primer paso fundamental y qué documentos y soportes son los más adecuados para empezar.

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El reto para las empresas

Los documentos en papel no solo generan gastos de almacenamiento, sino que también obstaculizan las operaciones. Cuando la información esencial para la empresa está en papel, los datos permanecen ocultos y no se puede analizar ni utilizar en flujos de trabajo automatizados. Esta fragmentación afecta a varios niveles en las organizaciones:

El reto para las empresas

Document Recovery Services -Old Documents | Iron Mountain

Disminución de la productividad

Los equipos dedican horas, e incluso días, a buscar documentos físicos dispersos en distintos lugares, un tiempo que podrían dedicar a actividades de mayor valor que impulsan la innovación.

Fragilidad en materia de cumplimiento normativo y seguridad

Los archivos físicos están inherentemente expuestos a problemas como el daño ambiental, la pérdida y el acceso no autorizado.

Riesgos en materia de retención

La conservación de los documentos en papel por un tiempo excesivo con frecuencia acarrea problemas, ya que algunas normativas exigen su destrucción una vez que los documentos han cumplido los requisitos específicos en cuanto a los plazos de retención.

Ineficiencia operativa

Los procesos manuales que hacen un uso intensivo del papel (habituales en departamentos como el de Cuentas por Pagar) suelen provocar cuellos de botella, como retrasos en los pagos a los proveedores, lo que debilita las relaciones comerciales.

Enfoque estratégico: no es necesario digitalizar todo

Un error común es pensar que el proceso de transformación digital pasa por digitalizar inmediatamente todos los documentos almacenados. En realidad, estar preparados para el futuro significa actuar con responsabilidad financiera y seleccionar los documentos que hay que modernizar.

Iron Mountain Smart Suite, , nuestra cartera de servicios tecnológicos para gestionar documentos antiguos, permite auditar tu inventario físico para determinar qué documentos digitalizar, qué documentos almacenar y qué documentos destruir de forma segura y justificada. De media, las organizaciones estiman que solo alrededor del 42 % de las cajas que contienen documentos en papel se deben digitalizar.¹ El resto se puede almacenar de forma segura o destruir, dependiendo de cuáles sean tus obligaciones. Dejar de pagar por la gestión de los documentos que ya no necesitas contribuye a reducir los costes.

Cómo funciona el proceso de transformación

Nuestro proceso está diseñado para cerrar la brecha existente entre tus activos físicos y digitales mediante una cadena de custodia segura, de principio a fin.

Desplaza el carrusel para ver cada paso

Identificación y evaluación

Trabajamos contigo para localizar tus activos de datos y adaptar la estrategia de digitalización a los objetivos de tu empresa.Posteriormente, Smart Suite te ofrece un plan estratégico para decidir qué documentos digitalizar, almacenar o eliminar.

Application Solutions: Contracts- People reviewing files

Recogida segura

Nuestros especialistas y nuestra flota segura, equipada con seguimiento por GPS, proporcionan servicios logísticos integrales y se encargan de la cadena de custodia, desde tus instalaciones hasta nuestros centros de digitalización seguros.

Preparación y digitalización

Preparamos meticulosamente los documentos de tu empresa, retirando grapas y reparando las páginas que lo necesitan, antes de utilizar la tecnología de digitalización avanzada y de alta velocidad para crear copias digitales de alta calidad.

man working on a laptop with artificial intelligence

Captura e indexación de datos

Mediante el uso de tecnologías avanzadas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e IA, extraemos y clasificamos información clave, como nombres, fechas o números de factura, para que los archivos digitalizados se puedan consultar fácilmente.

Acceso seguro

La información digitalizada se cifra y suministra en el formato de tu elección, o bien se almacena en un repositorio seguro en la nube, al que solo pueden acceder usuarios autorizados.

Secure Shredding Why shredding is important to your organization -man doing shreddign | Iron Mountain

Eliminación segura

Tras el proceso de digitalización, podemos destruir de forma segura las copias físicas, de acuerdo con la normativa y de manera sostenible, o devolvértelas para su archivado.

¿Qué se puede transformar?

Un socio comercial especializado en digitalización integral puede modernizar prácticamente cualquier activo físico que tu organización conserve.

Digitalizar la información operativa básica tiene un impacto inmediato en la eficiencia diaria.

Documentos en papel estándar: La digitalización de la correspondencia, los expedientes de proyectos y los documentos de departamentos permite acceder a la información de manera instantánea en el día a día.
Documentos escritos a mano: La función de captura inteligente extrae datos importantes a partir de notas, formularios de inscripción y solicitudes, lo que permite hacer uso de datos no estructurados que antes estaban «inutilizables».
Correo físico: Una solución digital para la gestión del correo escanea y dirige el correo entrante hacia los flujos de trabajo digitales pertinentes, lo que elimina los cuellos de botella asociados al uso del papel, desde el primer día.
Documentos de Recursos Humanos: expedientes de empleados, nóminas y documentos de prestaciones contienen información con un alto grado de confidencial que exige sumo cuidado. Digitalizar estos activos refuerza la seguridad de los datos y simplifica las auditorías de cumplimiento normativo, al tiempo que facilita a los equipos de RR. HH. el acceso de forma segura y remota a los expedientes que necesitan, independientemente del lugar en el que se encuentren.
Documentos financieros y jurídicos: Facturas, documentos fiscales, contratos y testamentos constituyen la base de la rendición de cuentas de tu organización.Digitalizar estos documentos permite crear un archivo que se pueda consultar y sea auditable, con el fin de proteger los acuerdos más importantes y las actas de la junta directiva frente a la pérdida o el deterioro.

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Sanidad y ciencias biológicas: Los historiales médicos de los pacientes,, las notas de los médicos, los informes de laboratorio, las radiografías y las láminas histológicas son una parte fundamental de la atención al paciente. Digitalizar estos documentos facilita la interoperabilidad entre los equipos asistenciales y refuerza la seguridad de los datos de los pacientes, de acuerdo con la Ley HIPAA. Además de impulsar la eficiencia administrativa, la digitalización fomenta la investigación clínica al transformar los archivos estáticos en conjuntos de datos accesibles que pueden acelerar la innovación médica y mejorar los resultados para los pacientes.
Gobierno y sector público: los documentos civilesentre los que se incluyen las partidas de nacimiento y de defunción, las escrituras de propiedad y las matriculaciones de vehículos, constituyen la base de una sociedad que funciona. Al digitalizar estos documentos antiguos, las instituciones garantizan la continuidad a lo largo del tiempo y ofrecen una experiencia renovada a los ciudadanos. Esta transformación permite a los ciudadanos acceder a documentos esenciales cuando lo necesitan, lo que reduce los tiempos de espera administrativos y garantiza que los documentos públicos se mantengan intactos a pesar del paso del tiempo.
Energía:Especificaciones técnicas, planos de ingeniería, documentación de instalación y procedimientos en el emplazamiento son fundamentales para el desarrollo de las operaciones y la seguridad. El acceso digital permite a los equipos disponer de las versiones correctas.
Finanzas e hipotecas: Solicitudes de préstamos, documentos fiscalestasaciones, nóminas y títulos de propiedad generan un volumen enorme de documentos en papel.

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La digitalización acelera la tramitación de los préstamos y agiliza la respuesta a las auditorías. La información valiosa no se limita al papel; los soportes multimedia y las colecciones especiales suelen contener datos históricos y protegidos que pueden ponerse a disposición del público. Modernizar estos formatos permite acceder a conocimientos del pasado con los que alimentar modelos de IA personalizados y preservar la memoria institucional de tu organización.

Soportes fílmicos: los microfilmes, las microfichas y las tarjetas de apertura, que en su día se utilizaron para el archivado a largo plazo, ssuelen deteriorarse con el paso del tiempo. Convertir estos formatos en archivos digitales estables que se puedan consultar evita la pérdida de documentos del pasado y facilita el acceso inmediato a los datos archivados.
Soportes de cinta: los formatos magnéticos, como las cintas de datos y de copia de seguridad, se pueden digitalizar para acceder a información del pasado y consolidar archivos fragmentados en entornos modernos basados en la nube.
Libros encuadernados y documentos de gran tamaño: libros encuadernados, planos arquitectónicos de gran tamaño, mapas y periódicos deben manipularse con cuidado durante el proceso de digitalización para evitar que se dañen. La creación de imágenes de alta resolución preserva la integridad de estos activos de datos a gran escala con fines de investigación y colaboración en el entorno digital.
Formatos audiovisuales y otros soportes: casi todos los formatos audiovisuales, como las cintas de audio y vídeo (por ejemplo, VHS) o los discos CD y DVD, se pueden digitalizar para conservar el legado de las empresas, junto con los materiales de formación y los activos multimedia.
Colecciones especiales: activos únicos, como manuscritos, cartas, fotografías, negativos e incluso objetos tridimensionales, como obras de arte, se pueden digitalizar mediante imágenes de alta resolución para facilitar su conservación y el acceso digital. Este proceso no solo permite la conservación a largo plazo, sino que también facilita el acceso digital a nivel mundial a colecciones únicas.

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¿Tienes todo listo para lograr que tu empresa sea más resiliente e inteligente?

La digitalización conecta el legado físico con el futuro digital. Este proceso de transformación refuerza la resiliencia de las organizaciones en varios aspectos clave:

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¿Por qué elegir Iron Mountain?

Desde hace más de 70 años, las organizaciones confían en Iron Mountain a la hora de proteger y gestionar sus activos más valiosos. Somos más que un proveedor; somos un socio comercial estratégico, y hablamos desde la experiencia y la empatía. Sabemos la complejidad que entrañan la gestión de la información, la seguridad y el cumplimiento normativo. Nuestros procesos de eficacia demostrada, nuestra cadena de custodia segura y nuestra tecnología avanzada protegen la información de tu empresa en todo momento. Te ayudamos a desarrollar la resiliencia de tu organización al cerrar la brecha existente entre tus activos físicos y digitales para liberar todo su potencial.

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¹ Encuesta a profesionales de la gestión de documentos y la información, realizada por un proveedor externo, abril de 2022.

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El reto para las empresas

El reto para las empresas

Enfoque estratégico: no es necesario digitalizar todo

Cómo funciona el proceso de transformación

Identificación y evaluación

Recogida segura

Preparación y digitalización

Captura e indexación de datos

Acceso seguro

Eliminación segura

¿Qué se puede transformar?

Un socio comercial especializado en digitalización integral puede modernizar prácticamente cualquier activo físico que tu organización conserve.

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Estamos aquí para ayudar a tu organización

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