Soluciones digitales

Iron Mountain añade una capa de gobierno de la información y de los flujos de trabajo sobre los sistemas existentes, como ECM, ERP y aplicaciones específicas de cada área. Los documentos digitales y en papel se unifican en una sola fuente fiable de información, controlada por políticas y fácil de consultar. Esto permite que los datos estén preparados para la IA y la automatización, además de aprovechar las inversiones actuales y evitar migraciones disruptivas.

Desde el primer momento se aplican controles de seguridad y control, como acceso basado en funciones, cifrado en tránsito y en reposo, aplicación de políticas de retención y registro de eventos. Los datos sensibles pueden identificarse y anonimizarse antes de que formen parte de los procesos automatizados. De este modo, se reduce la exposición y se genera un historial completo listo para auditorías, tanto de documentos digitales como físicos.

Los procesos con gran volumen de documentos, como correo, incorporación de nuevos empleados, facturación o gestión de reclamaciones, son los primeros en beneficiarse. La captura y clasificación inteligentes reducen la introducción manual de datos, mientras que la automatización de flujos de trabajo agiliza los traspasos y las excepciones. Aumentan la productividad y la fiabilidad de los acuerdos de nivel de servicio sin necesidad de modificar los sistemas centrales.

El caso combina ahorros directos en almacenamiento, manipulación y trabajo repetido con la ventaja de liberar capital gracias a un procesamiento más rápido. Se recomienda empezar con un flujo de trabajo de alto volumen para obtener resultados medibles y financiar las fases siguientes con los beneficios logrados. El control financiero sigue siendo transparente mediante bases de referencia y una inversión escalonada ligada a los resultados obtenidos.

Los controles coherentes de retención, acceso y cadena de custodia reducen la información duplicada o de riesgo. Los historiales de eventos y los registros de auditoría mejoran la rapidez y precisión a la hora de localizar, retener o divulgar información. De este modo, se minimiza la exposición legal en todos los repositorios y formatos.

El procesamiento inteligente de documentos aplica OCR o ICR, clasifica la información y extrae identidades para convertir archivos desestructurados en documentos estructurados y consultables. El enriquecimiento de metadatos, alineado con las taxonomías de la empresa, facilita encontrarlos y recuperarlos con precisión. Los análisis, la búsqueda y los sistemas RAG se benefician de información más fiable y de calidad.

Las políticas de retención y acceso se aplican de manera uniforme a la información física y digital. Una propiedad clara de los documentos, estándares de metadatos y registros auditables permiten operar cumpliendo la normativa, al tiempo que facilitan una recuperación rápida y fiable de la información para los equipos que trabajan en primera línea.

La plataforma es independiente de la nube, está disponible en los principales mercados digitales y está diseñada para revisiones estándar de seguridad y cumplimiento. Los contratos y los límites del servicio son explícitos, con responsabilidades y procedimientos de escalado claros. La entrega se puede ampliar a nivel global respetando siempre los requisitos regionales.