Almirall es una multinacional farmacéutica, presente en más de 20 países, especializada en soluciones dermatológicas para mejorar la vida de los pacientes, que hoy en día cuenta con más de 2000 empleados. Para maximizar su eficiencia y potenciar el acceso a nuevos mercados internacionales, la digitalización y la transformación hacia un espacio de trabajo flexible eran objetivos clave.
Sin duda, la gestión de la documentación en una empresa farmacéutica conlleva desafíos específicos adicionales, a causa de las estrictas regulaciones de las entidades nacionales e internacionales, así como a la variada y extensa información crítica que una empresa así maneja, y que debe conservar durante años, garantizando su seguridad pero también su accesibilidad.
¿Qué servicios de Iron Mountain han contribuido en este caso de éxito?
Como parte del proyecto Digital Workplace Transformation, Iron Mountain ayudó a Almirall a convertirse en una empresa sin papel, mejorando la flexibilidad, la trazabilidad y el acceso a los documentos.
Iron Mountain, además, ayudó a digitalizar y subir a un repositorio seguro en la nube 1,7 millones de documentos necesarios en la estrategia de lanzamiento de un nuevo producto farmacéutico en el mercado chino.
Iron Mountain desarrolló una estrategia y plan de acción específicos que incluyó asignar a dos de sus empleados a la empresa farmacéutica: uno de ellos al departamento de I+D de Almirall, y un segundo que trabajaba de forma remota, gestionando una base de datos documental.
El especialista de Iron Mountain en la oficina tiene entre sus tareas revisar, catalogar y digitalizar los registros, además de supervisar la transferencia para su almacenamiento seguro. Los archivos en papel pueden ser localizados y recuperados en cualquier momento a través del portal Iron Mountain Connect™.
Debido a requisitos normativos y a necesidades administrativas, el departamento de I+D de Almirall solo digitaliza y almacena fuera de sus instalaciones una cantidad limitada de documentación. El proceso de catalogación facilita la localización y recuperación de archivos, lo que supone un importante ahorro de costes, en términos de tiempo y de recursos humanos.
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