Comienza tu proceso de digitalización: qué escanear y por qué

Decidir por dónde empezar el proceso de digitalización puede resultar abrumador. Tienes años de información guardada en archivadores, almacenes y oficinas, pero no es necesario digitalizarla toda hoy mismo. El primer paso es identificar los documentos que, una vez digitalizados, aportarán mayor valor a tu empresa.

Te ayudamos a convertir tu información física en activos digitales seguros y accesibles; luego, los hacemos inteligentes mediante la estructuración de los datos y su enriquecimiento con metadatos gracias a la tecnología de procesamiento inteligente de documentos (IDP).

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El desafío empresarial

Los registros físicos no solo suponen un gasto de almacenamiento, sino que también representan un obstáculo para las operaciones. Cuando la información fundamental está atrapada en papel, se convierte en “datos oscuros”, lo que impide su uso para análisis modernos y en flujos de trabajo automatizados. Esta fragmentación tiene un impacto multidimensional en tu organización:

El desafío empresarial

Document Recovery Services -Old Documents | Iron Mountain

Productividad reducida

Los archivos físicos son inherentemente vulnerables a daños ambientales, la pérdida y el acceso no autorizado.

Riesgos de cumplimiento y seguridad

Conservar documentos en papel por demasiado tiempo puede generar graves problemas de cumplimiento normativo, ya que algunas regulaciones exigen su destrucción una vez que han cumplido con los plazos de conservación específicos.

Riesgos de retención

Los procesos manuales que requieren una gran cantidad de documentación (comunes en departamentos como el de Cuentas por Pagar) suelen generar problemas como retrasos en los pagos a proveedores, lo que debilita las relaciones comerciales clave.

Ineficiencia operativa

Clasificación estratégica: no es necesario digitalizarlo todo

Una idea errónea muy extendida es que la transformación digital requiere una conversión inmediata y completa de todos los procesos pendientes. En realidad, estar preparados para el futuro implica ejercer una responsabilidad fiscal mediante una modernización selectiva.

Con Iron Mountain Smart Suite, nuestra cartera de servicios tecnológicos para la gestión de archivos históricos, te ayudamos a auditar tu inventario físico para determinar qué documentos escanear, cuáles almacenar y cuáles destruir de forma segura y justificada. En promedio, las organizaciones informan que solo alrededor del 42 % de las cajas que contienen documentos en papel necesitan digitalización¹. El resto puede almacenarse de forma segura o destruirse, según tus obligaciones, lo que te permitirá recuperar costos y dejar de pagar por gestionar documentos que ya no necesitas.

Cómo funciona la transformación

Nuestro proceso está diseñado para conectar tus activos físicos y digitales mediante una cadena de custodia segura y completa de principio a fin.

Arrastra para ver cada paso

Identificar y evaluar:

Trabajamos contigo para identificar tus activos y alinear tu estrategia de digitalización con los objetivos específicos de tu negocio. Smart Suite se convierte así en tu guía estratégica para decidir qué escanear, almacenar o eliminar. Nuestros especialistas altamente capacitados y nuestra flota segura, equipada con seguimiento GPS, garantizan una logística integral y un control total de la cadena de custodia desde tus instalaciones hasta nuestros centros de escaneo seguro.

Application Solutions: Contracts- People reviewing files

Recopilación segura:

Preparamos tus documentos con gran cuidado, y eliminamos grapas y reparamos páginas antes de utilizar tecnología de imagen avanzada y de alta velocidad para crear copias digitales de excelente calidad.

Preparación y escaneo:

man working on a laptop with artificial intelligence

Captura y organización de datos

Tu información digitalizada está cifrada y te la entregamos en el formato que prefieras, o bien la almacenamos en un —repositorio seguro en la nube— al que solo tienen acceso tus usuarios autorizados.

Acceso seguro

Tu información digitalizada está cifrada y te la entregamos en el formato que prefieras, o bien la almacenamos en un repositorio seguro en la nube al que solo tienen acceso tus usuarios autorizados.

Secure Shredding Why shredding is important to your organization -man doing shreddign | Iron Mountain

Acceso seguro

Tras el escaneo, podemos destruir las copias físicas de forma segura, de conformidad con las normativas y de manera sostenible, o bien podemos devolvértelas para su almacenamiento en archivo.

¿Qué se puede transformar?

Un socio de digitalización integral puede modernizar prácticamente cualquier activo físico que posea tu organización.

La digitalización de la información operativa clave tiene un impacto inmediato y significativo en la eficiencia diaria.

Archivos en papel estándar: Escanear la correspondencia, los archivos de proyectos y los registros departamentales permite acceder a la información de manera inmediata en el día a día.
Documentos escritos a mano: La captura inteligente extrae datos clave de notas, formularios de registro y solicitudes, lo que transforma datos no organizados que antes eran inutilizables en datos funcionales.
Correo físico: Nuestra solución de correo digital escanea y redirige el correo entrante a los flujos de trabajo digitales adecuados, lo que elimina los problemas de gestión de la información en papel desde el primer día.
Documentos de Recursos Humanos (RR. HH.): Los registros de empleados, los archivos de nómina y los beneficios contienen información altamente confidencial que requiere un manejo riguroso. Digitalizar estos activos refuerza la seguridad de los datos y simplifica las auditorías de cumplimiento normativo, a la vez que permite a los equipos de Recursos Humanos acceder de forma remota y segura a los archivos que necesitan, sin importar su ubicación.
Registros financieros y legales: Las facturas, los registros fiscales, los contratos y los testamentos son la base de la responsabilidad de cualquier organización. Convertir estos documentos a un formato digital permite crear un archivo que se puede buscar y auditar, lo que protege los acuerdos y las actas de reuniones más importantes ante posibles pérdidas o deterioros físicos.

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Salud y ciencias biológicas: Las historias clínicas de pacientes, las notas de los médicos, los informes de laboratorio, las radiografías y las láminas de patología son elementos fundamentales para la atención médica. La digitalización de estos registros facilita la interoperabilidad entre los equipos de atención médica y refuerza la seguridad de los datos de los pacientes, de conformidad con las normas HIPAA. Más allá de la eficiencia administrativa, la digitalización impulsa la investigación clínica mediante la transformación de los archivos estáticos en conjuntos de datos accesibles que pueden fomentar la innovación médica y mejorar los resultados para los pacientes.
Gobierno y sector público: Los registros esenciales — como los certificados de nacimiento y defunción, las escrituras de propiedad y los registros de vehículos, son la prueba fundamental de que una sociedad funciona adecuadamente. Digitalizar estos archivos históricos permite a las agencias garantizar la continuidad histórica y modernizar la experiencia de los ciudadanos. Esta transformación permite a los ciudadanos acceder a documentos esenciales cuando lo necesiten, lo que reduce los tiempos de espera administrativos y garantiza que los registros públicos sigan siendo válidos con el paso del tiempo.
Energía: Las especificaciones técnicas, los diagramas de ingeniería, la documentación de instalación y los procedimientos operativos en el sitio son fundamentales para garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento de las operaciones. El acceso digital garantiza que los equipos dispongan de las versiones correctas.
Finanzas e hipotecas: Las solicitudes de préstamos, los documentos tributarios, los avalúos, los comprobantes de pago y los títulos de propiedad generan una gran cantidad de archivos en papel.

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La información valiosa no se limita al papel; los medios y las colecciones especiales suelen contener datos históricos y confidenciales que se pueden recuperar. Modernizar estos formatos te permite recuperar conocimientos antiguos que alimentan modelos de inteligencia artificial personalizados y preservan la memoria institucional de tu organización.

Medios audiovisuales: El microfilm, las microfichas y las tarjetas de ventana, que en su momento fueron el estándar para el almacenamiento de documentos a largo plazo, son propensos a deteriorarse con el paso del tiempo.
Cinta: Los formatos magnéticos, como las cintas de datos y de respaldo, pueden digitalizarse para recuperar información antigua y consolidar archivos fragmentados en entornos modernos en la nube.
Encuadernación y formato grande: Los libros encuadernados, los planos arquitectónicos de gran tamaño, los mapas y los periódicos requieren un manejo especial para su escaneo sin que sufran daños. La captura de imágenes de alta resolución garantiza la integridad de estos recursos a gran escala para su uso en investigación y colaboración digital.
Medios audiovisuales y otros: Casi todos los formatos audiovisuales, desde cintas de audio y video (como las VHS) hasta CD y DVD, pueden digitalizarse para preservar la historia corporativa, los materiales de capacitación y los recursos multimedia.
Colecciones especiales: Los activos únicos, como manuscritos, cartas, fotografías, negativos e incluso objetos tridimensionales como obras de arte, se pueden capturar en imágenes de alta resolución para su conservación y acceso digital. Este proceso contribuye a la conservación a largo plazo y, al mismo tiempo, facilita el acceso digital global a colecciones únicas.

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Un proceso de transformación integral

La digitalización conecta el legado físico con el futuro digital. Este proceso de transformación refuerza la resiliencia de las organizaciones en varios aspectos clave:

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¿Por qué Iron Mountain?

Durante más de 70 años, las empresas han confiado en Iron Mountain para proteger y gestionar sus activos más valiosos. Somos más que un proveedor: somos tu socio estratégico y hablamos desde la experiencia y la empatía. Entendemos las complejidades que conllevan la gestión de la información, la seguridad y el cumplimiento normativo. Nuestros procesos comprobados, nuestra cadena de custodia segura y nuestra tecnología avanzada protegen tu información en cada etapa del proceso. Te ayudamos a fortalecer la resiliencia de tu organización e integramos tus activos físicos y digitales para aprovechar al máximo su potencial.

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¹ Encuesta a profesionales de la gestión de documentos y la información, realizada por un proveedor externo, abril de 2022.

Comienza tu proceso de digitalización: qué escanear y por qué

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El desafío empresarial

El desafío empresarial

Clasificación estratégica: no es necesario digitalizarlo todo

Cómo funciona la transformación

Identificar y evaluar:

Recopilación segura:

Preparación y escaneo:

Captura y organización de datos

Acceso seguro

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¿Qué se puede transformar?

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