Soluciones digitales

Iron Mountain agrega una capa de gobernanza de la información y de flujos de trabajo sobre aplicaciones existentes, como ECM, ERP y de líneas de negocios. Los documentos en papel y de origen digital se unifican en una sola fuente confiable de información, controlada por políticas y fácil de consultar. Esto permite que los datos estén preparados para la IA y la automatización, además de aprovechar las inversiones actuales y evitar migraciones disruptivas.

Desde el primer momento, se aplican controles de seguridad y gobernanza, como acceso basado en funciones, cifrado en tránsito y en reposo, aplicación de políticas de retención, y registro de eventos. Los datos sensibles pueden detectarse y anonimizarse antes de introducirlos en procesos automatizados posteriores. De este modo, se reduce la exposición y se genera un historial completo listo para auditorías, tanto de documentos digitales como físicos.

Los procesos con un gran volumen de documentos, como aquellos relacionados con correo, incorporación de nuevos empleados, facturación o gestión de reclamaciones, son los primeros en experimentar los beneficios. La captura y clasificación inteligentes reducen la introducción manual de datos, mientras que la automatización de flujos de trabajo agiliza los traspasos y las excepciones. Aumentan la productividad y la confiabilidad de los acuerdos de nivel de servicio sin necesidad de modificar los sistemas centrales.

El caso combina ahorros directos en almacenamiento, manipulación y trabajo repetido con la ventaja de liberar capital gracias a un procesamiento más rápido. Se recomienda empezar con un flujo de trabajo de alto volumen para obtener resultados medibles y financiar las siguientes etapas con los beneficios obtenidos. El control financiero sigue siendo transparente mediante bases y una inversión escalonada ligada a los resultados obtenidos.

Los controles coherentes de la retención, del acceso y de la cadena de custodia reducen la duplicación y el contenido arriesgado. Los historiales de eventos y los registros de auditoría mejoran la rapidez y precisión a la hora de localizar, retener o divulgar información. De este modo, se minimiza la exposición legal en todos los repositorios y formatos.

El procesamiento inteligente de documentos aplica OCR o ICR, clasifica la información y extrae entidades para convertir archivos desestructurados en documentos estructurados y aptos para realizar consultas. El enriquecimiento de metadatos, alineado con las taxonomías de la empresa, facilita encontrarlos y recuperarlos con precisión. Los análisis, la búsqueda y los pipelines RAG se benefician de información más confiable y de mejor calidad.

Las políticas de retención y acceso se aplican de manera uniforme a la información física y digital. Una propiedad clara de los documentos, estándares de metadatos y registros auditables permiten operar cumpliendo la normativa, al tiempo que facilitan una recuperación rápida y confiable de la información para los equipos que trabajan en primera línea.

La plataforma es independiente de la nube, está disponible a través de los principales marketplaces y está diseñada para cumplir con los requisitos estándar de seguridad y evaluaciones de cumplimiento. Los contratos y los límites del servicio son explícitos, con responsabilidades y procedimientos de escalado claros. La entrega se puede ampliar a nivel global respetando siempre los requisitos regionales.