Ihre Roadmap zur Digitalisierung

Was Sie scannen sollten und warum

Zu entscheiden, wo Sie mit Ihrer Digitalisierung beginnen sollen, kann überwältigend wirken. Sie verfügen über jahrelang gesammelte Informationen, die in Aktenschränken, Lagerräumen und Büros aufbewahrt werden, aber nicht alles muss gleich heute gescannt werden. Der erste Schritt besteht darin, die Dokumente zu identifizieren, die Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen, sobald sie digitalisiert sind.

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre physischen Informationen in sichere, leicht zugängliche digitale Assets umzuwandeln. Anschließend strukturieren wir die Daten und reichern sie mithilfe intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) mit Metadaten an, um sie intelligent nutzbar zu machen. Dieser Leitfaden erklärt, warum das Scannen ein entscheidender erster Schritt ist und mit welchen Dokumenten und Medien Sie am besten beginnen sollten.

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Die Herausforderung für Unternehmen

Physische Datensätze sind mehr als nur Lagerkosten – sie stellen einen betrieblichen Engpass dar. Wenn kritische Informationen auf Papier gefangen bleiben, werden sie zu „dunklen“, also ungenutzten Daten, die für moderne Analysen unsichtbar sind und in automatisierten Workflows nicht verwendet werden können. Diese Fragmentierung hat vielschichtige Auswirkungen auf Ihr Unternehmen:

Die Herausforderung für Unternehmen

Document Recovery Services -Old Documents | Iron Mountain

Geringere Produktivität

Teams verbringen Stunden oder sogar Tage damit, an verschiedenen Standorten verstreute physische Dokumente zu suchen, und verlieren dabei den Fokus auf wertschöpfende Aktivitäten, die Innovationen vorantreiben.

Compliance- und Sicherheitsrisiken

Physische Akten sind von Natur aus anfällig für Umweltschäden, Verlust und unbefugten Zugriff.

Aufbewahrungsrisiken

Eine übermäßige Aufbewahrung von Papierunterlagen führt oft zu schwerwiegenden Compliance-Problemen, da bestimmte Vorschriften die Vernichtung vorschreiben, sobald die Unterlagen ihre spezifischen Aufbewahrungsfristen erfüllt haben.

Operative Ineffizienz

Manuelle, papierintensive Prozesse, wie sie in Abteilungen wie der Kreditorenbuchhaltung üblich sind, führen oft zu Engpässen, wie z. B. verspäteten Zahlungen an Lieferanten, was wichtige Geschäftsbeziehungen schwächt.

Strategische Triage: Sie müssen nicht alles digitalisieren

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass die digitale Transformation eine sofortige, vollständige Umstellung des Bestands erfordert. Tatsächlich bedeutet Zukunftsfähigkeit, durch selektive Modernisierung finanzielle Verantwortung zu übernehmen.

Mithilfe der Iron Mountain Smart Suite, unserem Portfolio technologiegestützter Dienste für ältere Datensätze, helfen wir Ihnen bei der Prüfung Ihres physischen Archivbestands, um zu bestimmen, was gescannt, was aufbewahrt und was rechtmäßig vernichtet werden soll. Im Durchschnitt geben Unternehmen an, dass nur etwa 42 % der Kisten mit Papierunterlagen tatsächlich digitalisiert werden müssen.¹ Der Rest kann je nach Ihren Verpflichtungen sicher gelagert oder vernichtet werden, wodurch Sie Kosten einsparen und keine Ausgaben mehr für die Verwaltung von Unterlagen tätigen müssen, die Sie nicht mehr benötigen.

So funktioniert die Transformation

Unser Prozess ist darauf ausgelegt, die Lücke zwischen Ihren physischen und digitalen Assets mit einer sicheren, durchgängigen Nachweiskette zu schließen.

Ziehen, um die einzelnen Schritte zu sehen

Ermittlung und Bewertung

Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um Ihre Assets zu lokalisieren und Ihre Digitalisierungsstrategie auf Ihre spezifischen Geschäftsziele abzustimmen. Smart Suite dient Ihnen dann als strategischer Leitfaden, um zu entscheiden, was gescannt, aufbewahrt oder entsorgt werden soll.

Application Solutions: Contracts- People reviewing files

Sichere Erfassung

Unser geschultes Spezialistenteam und unsere sichere, GPS-gestützte Flotte bieten eine durchgängige Logistik und gewährleisten eine lückenlose Nachweiskette von Ihrer Einrichtung bis zu unseren sicheren Scan-Zentren.

Vorbereitung und Scanning

Wir bereiten Ihre Dokumente sorgfältig vor, entfernen Heftklammern und reparieren Seiten, bevor wir mithilfe modernster Hochgeschwindigkeits-Scanningtechnologie hochwertige digitale Kopien erstellen.

man working on a laptop with artificial intelligence

Datenerfassung und Indizierung

Mithilfe fortschrittlicher OCR-Technologie (Optical Character Recognition) und KI extrahieren und klassifizieren wir wichtige Informationen wie Namen, Daten oder Rechnungsnummern, damit Ihre neu digitalisierten Dateien vollständig durchsuchbar sind.

Sicherer Zugriff

Ihre digitalisierten Informationen werden verschlüsselt und Ihnen in Ihrem bevorzugten Format bereitgestellt oder in einem sicheren Cloud-Repository gehostet, auf das nur autorisierte Nutzende Zugriff haben.

Secure Shredding Why shredding is important to your organization -man doing shreddign | Iron Mountain

Sichere Entsorgung

Nach dem Scannen können wir die physischen Kopien auf konforme und nachhaltige Weise sicher vernichten oder zur Archivierung an Sie zurücksenden.

Was lässt sich digitalisieren?

Ein umfassender Digitalisierungspartner kann nahezu jedes physische Asset Ihres Unternehmens modernisieren.

Die Digitalisierung zentraler Betriebsinformationen hat den unmittelbarsten Einfluss auf die tägliche Effizienz.

Herkömmliche Papierakten: Das Scannen von Korrespondenz, Projektakten und Abteilungsunterlagen ermöglicht einen sofortigen Zugriff auf Informationen im Tagesgeschäft.
Handschriftliche Dokumente: Durch intelligente Erfassung werden wichtige Daten aus Notizen, Anmeldeformularen und Anträgen extrahiert, wodurch zuvor „unbrauchbare“ unstrukturierte Daten nutzbar werden.
Physische Post: Eine Lösung für den digitalen Posteingang scannt eingehende Post und leitet sie an die richtigen digitalen Workflows weiter, wodurch papierbasierte Engpässe vom ersten Tag an beseitigt werden.
Personalunterlagen (HR): Personalakten, Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen enthalten hochsensible Informationen, die äußerste Sorgfalt erfordern. Die Digitalisierung dieser Assets stärkt die Datensicherheit und vereinfacht Compliance-Audits, während HR-Teams unabhängig von ihrem Standort sicheren Remotezugriff auf die benötigten Dateien erhalten.
Finanz- und Rechtsunterlagen: Rechnungen, Steuerunterlagen, Verträge und Testamente bilden das Rückgrat der Rechenschaftspflicht Ihres Unternehmens. Durch die Umstellung auf ein digitales Format entsteht ein durchsuchbares, überprüfbares Archiv, das Ihre wichtigsten Vereinbarungen und Vorstandsprotokolle vor physischem Verlust oder Verfall schützt.

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Gesundheitswesen und Life Sciences: Patientenakten, Arztberichte, Laborbefunde, Röntgenaufnahmen und pathologische Präparate sind das Herzstück der Patientenversorgung. Die Umstellung dieser Unterlagen auf ein digitales Format ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Pflegeteams und stärkt die Sicherheit von Patientendaten im Einklang mit den HIPAA-Standards. Über die administrative Effizienz hinaus fördert die Digitalisierung die klinische Forschung, indem sie statische Dateien in zugängliche Datensätze umwandelt, die medizinische Innovationen vorantreiben und die Behandlungsergebnisse verbessern können.
Behörden und öffentlicher Sektor: Wichtige Urkunden, darunter Geburts- und Sterbeurkunden, Grundbuchauszüge und Fahrzeugzulassungen, dienen als grundlegender Nachweis für eine funktionierende Gesellschaft. Durch die Umstellung dieser Archivbestände auf ein digitales Format sichern Behörden die historische Kontinuität und modernisieren die Bürgererfahrung. Dank dieser Transformation können Bürger:innen bei Bedarf auf wichtige Dokumente zugreifen, was die Wartezeiten bei Behörden verkürzt und gewährleistet, dass die öffentlichen Aufzeichnungen dem Zahn der Zeit standhalten.
Energiewirtschaft: Technische Spezifikationen, Konstruktionszeichnungen, Installationsunterlagen und Standortverfahren sind für den Betrieb und die Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Der digitale Zugriff stellt den Teams die korrekten Versionen zur Verfügung.
Finanzen und Hypotheken: Kreditanträge, Steuerunterlagen, Gutachten, Gehaltsabrechnungen und Eigentumsurkunden führen zu einem enormen Papieraufkommen. Die Digitalisierung beschleunigt die Kreditbearbeitung und vereinfacht die Reaktion auf Prüfungsanfragen.

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Nicht nur Papierdokumente bergen wertvolle Informationen – in Medienarchiven und Spezialsammlungen schlummern häufig historische und geschützte Daten, deren Potenzial es zu erschließen gilt. Durch die Modernisierung dieser Formate können Sie alte Erkenntnisse wiedergewinnen, die in maßgeschneiderte KI-Modelle einfließen und das institutionelle Gedächtnis Ihres Unternehmens bewahren.

Filmbasierte Medien: Mikrofilm, Mikrofiches und Lochkarten waren einst der Standard für die Langzeitarchivierung, sind jedoch im Laufe der Zeit anfällig für Qualitätsverlust. Die Umwandlung dieser Formate in stabile, durchsuchbare digitale Dateien verhindert den Verlust historischer Aufzeichnungen und ermöglicht den sofortigen Zugriff auf archivierte Daten.
Tape: Magnetische Formate, einschließlich Daten- und Sicherungs-Tapes, können digitalisiert werden, um ältere Informationen wiederherzustellen und fragmentierte Archive in modernen, cloudbasierten Umgebungen zu konsolidieren.
Gebundene Werke und Großformate: Gebundene Bücher, übergroße Architekturpläne, Karten und Zeitungen erfordern eine spezielle Handhabung, um sie ohne Beschädigung zu scannen. Hochauflösende Bildgebung bewahrt die Integrität dieser großformatigen Bestände für digitale Forschung und Zusammenarbeit.
Audiovisuelle (AV) und andere Medien: Nahezu alle AV-Formate – von Audio- und Videokassetten (wie VHS) bis hin zu CDs und DVDs – können digitalisiert werden, um die Unternehmensgeschichte, Schulungsmaterialien und Medienressourcen zu bewahren.
Spezielle Sammlungen: Einzigartige Assets wie Manuskripte, Briefe, Fotografien, Negative und sogar 3D-Objekte wie Kunstwerke können mittels hochauflösender Bildgebung erfasst werden, um sie zu bewahren und digital zugänglich zu machen. Dieser Prozess unterstützt die langfristige Bewahrung und ermöglicht gleichzeitig den weltweiten digitalen Zugang zu einzigartigen Sammlungen.

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Ein ganzheitlicher Weg zur Transformation

Digitalisierung ist die Brücke zwischen Ihrer physischen Vergangenheit und Ihrer digitalen Zukunft. Diese Transformation stärkt die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens in mehreren zentralen Bereichen:

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Darum ist Iron Mountain der richtige Partner

Seit über 70 Jahren vertrauen Unternehmen Iron Mountain den Schutz und die Verwaltung ihrer wertvollsten Assets an. Wir sehen uns nicht bloß als Anbieter, sondern als Ihr strategischer Partner. Dabei bringen wir nicht nur langjährige Erfahrung mit, sondern auch das nötige Fingerspitzengefühl für Ihre individuellen Herausforderungen. Wir verstehen die Komplexität von Informationsmanagement, Sicherheit und Compliance. Unsere bewährten Prozesse, eine sichere Nachweiskette und fortschrittliche Technologie schützen Ihre Daten bei jedem Schritt. Wir helfen Ihnen dabei, die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken, indem wir die Lücke zwischen Ihren physischen und digitalen Assets schließen, um deren vollen Wert freizusetzen.

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¹ Umfrage unter Fachleuten für Archiv- und Informationsmanagement, durchgeführt über einen Drittanbieter, April 2022

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Was Sie scannen sollten und warum

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Die Herausforderung für Unternehmen

Die Herausforderung für Unternehmen

Strategische Triage: Sie müssen nicht alles digitalisieren

So funktioniert die Transformation

Ermittlung und Bewertung

Sichere Erfassung

Vorbereitung und Scanning

Datenerfassung und Indizierung

Sicherer Zugriff

Sichere Entsorgung

Was lässt sich digitalisieren?

Ein umfassender Digitalisierungspartner kann nahezu jedes physische Asset Ihres Unternehmens modernisieren.

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Ein ganzheitlicher Weg zur Transformation

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Darum ist Iron Mountain der richtige Partner

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Wir helfen Ihnen gern.

Was Sie scannen sollten und warum

Ein umfassender Digitalisierungspartner kann nahezu jedes physische Asset Ihres Unternehmens modernisieren.

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