Începeți procesul de digitalizare: ce se scanează și de ce

Poate fi copleșitor să hotărâți de unde să începeți procesul de digitalizare. Aveți ani întregi de informații stocate în dulapuri de dosare, depozite și birouri, dar nu toate trebuie să fie scanate astăzi. Primul pas este identificarea documentelor care, odată ce sunt digitale, vor fi cele mai valoroase pentru afacerea dvs.

Vă ajutăm să vă transformați informațiile fizice în active digitale sigure și accesibile – și apoi să le faceți inteligente structurând datele și îmbogățindu-le cu metadate prin folosirea prelucrării inteligente a documentelor (IDP). Acest ghid explică de ce scanarea este un prim pas critic și care documente și suporturi de date sunt cel mai bun loc pentru a începe.

Explorați digitalizarea cu Insight DXP

Loading component...

Provocarea pentru companii

Înregistrările fizice sunt mai mult decât o cheltuială cu depozitarea, sunt un blocaj operațional. Când rămân prizoniere pe hârtie, informațiile critice devin „date obscure”, invizibile pentru analizele moderne și imposibil de utilizat în fluxurile de lucru automate. Această fragmentare creează un impact pe mai multe niveluri asupra organizației dvs.:

Provocarea pentru companii

Document Recovery Services -Old Documents | Iron Mountain

Scăderea productivității

Echipele petrec ore sau chiar zile căutând documente fizice împrăștiate în diferite locuri, abătându-și atenția de la activități de mare valoare care stimulează inovația.

Fragilitate în materie de conformitate și securitate

Fișierele fizice sunt în mod inerent vulnerabile la deteriorări generate de mediu, pierderi și acces neautorizat.

Riscuri din cauza păstrării

Păstrarea excesivă a documentelor pe hârtie duce adesea la probleme grave de conformitate, deoarece anumite reglementări obligă la distrugere odată ce documentele și-au atins nevoile specifice de păstrare.

Ineficiență operațională

Procesele manuale consumatoare de hârtie – obișnuite în departamente cum ar fi Contabilitate-Plăți – duc adesea la blocaje, cum ar fi plăți întârziate către furnizori, care slăbesc relațiile de afaceri critice.

Triere strategică: nu trebuie să digitalizați totul

O concepție greșită obișnuită este că transformarea digitală necesită o conversie totală imediată a activelor neprocesate.

Prin folosirea Iron Mountain Smart Suite, portofoliul nostru de servicii bazate pe tehnologie pentru înregistrările vechi, vă ajutăm să vă auditați inventarul fizic pentru a determina ce să scanați, ce să depozitați și ce să distrugeți justificat. În medie, organizațiile declară că doar aproximativ 42% din cutiile cu documente pe hârtie necesită de fapt digitalizare.¹ Restul se poate depozita sau distruge în siguranță, în funcție de obligații, ceea ce ajută la reducerea costurilor și la încetarea plăților pentru gestionarea înregistrărilor de care nu mai este nevoie.

Cum funcționează transformarea

Procesul nostru este conceput să facă trecerea de la activele dvs. fizice la active digitale cu un lanț de custodie protejat de la un capăt la altul.

Trageți pentru a vedea fiecare pas

Identificare și evaluare:

Lucrăm împreună cu dvs. pentru a vă localiza activele și a vă adapta strategia de digitalizare la obiectivele specifice de afaceri. Smart Suite servește în acest caz ca plan strategic pentru a decide ce se scanează, ce se depozitează și ce se elimină.

Application Solutions: Contracts- People reviewing files

Colectare sigură:

Specialiștii noștri instruiți și flota sigură urmărită prin GPS oferă servicii complete de logistică și păstrează un lanț complet de custodie, de la unitatea dvs. la centrele noastre de scanare sigure.

Pregătire și scanare:

Vă pregătim cu meticulozitate documentele, îndepărtând capsele și reparând paginile înainte de a utiliza tehnologia avansată de imagistică de mare viteză pentru a crea copii digitale de înaltă calitate.

man working on a laptop with artificial intelligence

Capturarea și indexarea datelor

Folosind recunoașterea optică avansată a caracterelor (OCR) și inteligența artificială, extragem și clasificăm informații-cheie – cum ar fi nume, date sau numere de facturi – pentru a face fișierele nou digitalizate complet pregătite pentru interogare.

Acces protejat

Informațiile dvs. digitalizate sunt criptate și vă sunt livrate în formatul preferat sau găzduite într-un depozit în cloud protejat, accesibil numai pentru utilizatorii autorizați.

Secure Shredding Why shredding is important to your organization -man doing shreddign | Iron Mountain

Eliminare în siguranță

După scanare, putem distruge în siguranță copiile fizice într-un mod conform cu normele și sustenabil sau vi le putem returna pentru depozitare în arhivă.

Ce poate fi transformat?

Un partener de digitalizare cuprinzător poate moderniza aproape orice activ fizic pe care îl deține organizația dvs.

Digitalizarea informațiilor operaționale de bază oferă cel mai rapid impact asupra eficienței zilnice.

Fișiere standard pe hârtie: Scanarea corespondenței, a fișierelor de proiect și a evidențelor departamentelor face ca accesul zilnic la informații să fie instantaneu.
Documente scrise de mână: Capturarea inteligentă extrage date critice din notițe, formulare de înregistrare și cereri, transformând datele nestructurate, considerate anterior „inutilizabile”, în informații funcționale.
Corespondență fizică: O soluție de corespondență digitală scanează și direcționează corespondența venită către fluxurile de lucru digitale corecte, eliminând blocajele cauzate de imprimare din prima zi.
Documente de resurse umane (HR): Evidențele angajaților, statele de plată și beneficiile conțin informații extrem de sensibile, care necesită o grijă meticuloasă. Digitalizarea acestor active fortifică securitatea datelor și simplifică auditurile de conformitate, oferindu-le echipelor de resurse umane acces protejat de la distanță la fișierele de care au nevoie, indiferent unde se află.
Evidențe financiare și juridice: Facturile, evidențele fiscale, contractele și testamentele formează coloana vertebrală a responsabilității în organizația dvs. Migrarea lor către un format digital creează o arhivă în care se poate căuta, care este auditabilă și vă protejează acordurile cele mai importante și minutele ședințelor împotriva pierderii fizice sau degradării.

Loading component...

Servicii medicale și farmaceutice: Fișele medicale ale pacienților, notițe medicilor, buletinele de analize, radiografiile și lamele de țesut reprezintă temelia îngrijirii pacienților. Migrarea acestor înregistrări către un format digital facilitează interoperabilitatea perfectă între echipele de îngrijire și consolidează securitatea datelor pacienților în conformitate cu reglementările locale aplicabile privind confidențialitatea. Dincolo de eficiența administrativă, digitalizarea susține cercetarea clinică prin transformarea fișierelor statice în seturi de date accesibile, care pot să alimenteze inovația medicală și să îmbunătățească rezultatele pentru pacienți.
Guvern și sectorul public: Înregistrările vitale – precum certificatele de naștere și de deces, actele de proprietate și înregistrările vehiculelor – servesc drept dovadă fundamentală a unei societăți funcționale. Migrând aceste arhive vechi către un format digital, instituțiile protejează continuitatea istorică și modernizează experiența constitutivă. Această transformare le permite cetățenilor să acceseze documente esențiale la cerere, reducând timpii de așteptare și făcând registrul public să reziste la trecerea timpului.
Energie: Specificațiile tehnice, schițele proiectelor, documentația de instalare și procedurile de teren sunt vitale pentru operațiuni și siguranță. Accesul digital le oferă echipelor versiunile corecte.
Finanțe și ipoteci: Cererile de împrumut, documentele fiscale, evaluările, fluturașii de salariu și titlurile de proprietate creează cantități uriașe de documente pe hârtie. Digitalizarea accelerează procesarea împrumuturilor și simplifică răspunsurile la audit.

Loading component...

Informațiile valoroase nu se limitează la hârtie; suporturile media și colecțiile speciale conțin deseori date istorice și brevetate care pot fi deblocate. Modernizarea acestor formate vă permite să recuperați informații vechi care alimentează modele de inteligență artificială personalizate și susțin memoria instituțională a organizației dvs.

Suporturi pe bază de film: Microfilmele, microfișele și diapozitivele – odată standardul pentru arhivarea pe termen lung – sunt predispuse la degradare în timp. Migrarea acestor formate către fișiere digitale stabile, în care se poate căuta, previne pierderea înregistrărilor istorice și facilitează accesul imediat la datele arhivate.
Bandă: Formatele magnetice, inclusiv benzile de date și de rezervă, pot fi digitalizate pentru a recupera informațiile vechi și pentru a consolida arhivele fragmentate în medii moderne, în cloud.
Materiale legate și formate mari: Cărțile legate, planurile arhitecturale supradimensionate, hărțile și ziarele necesită manevrare specializată pentru scanare fără deteriorare. Imagistica de înaltă rezoluție păstrează integritatea acestor active la scară mare, pentru cercetare și colaborare digitală.
Audiovizual (AV) și alte suporturi media: Aproape toate formatele AV – de la casete audio și video (cum ar fi VHS) la CD-uri și DVD-uri – pot fi digitalizate pentru a păstra istoria corporației, materialele de instruire și activele media.
Colecții speciale: Materiale unice – precum manuscrisele, scrisorile, fotografiile, negativele și chiar obiectele 3D, cum ar fi opere de artă – pot fi înregistrate în imagini de înaltă rezoluție, pentru conservare și acces digital. Acest proces sprijină conservarea pe termen lung, facilitând în același timp accesul digital global la colecții unice.

Loading component...

Un proces de transformare cuprinzător

Digitalizarea este puntea de legătură dintre trecutul fizic și viitorul digital. Această transformare consolidează reziliența organizațională pentru mai mulți piloni-cheie:

Loading component...

De ce Iron Mountain?

Organizațiile au încredere de peste 70 de ani în Iron Mountain pentru a-și proteja și a-și administra cele mai valoroase active. Suntem mai mult decât un furnizor; suntem partenerul dvs. strategic și venim către dvs. cu experiență și empatie. Înțelegem complexitatea gestionării informațiilor, a securității și a conformității. Procesele noastre recunoscute, lanțul de custodie protejat și tehnologia avansată vă protejează informațiile la fiecare pas. Vă ajutăm să construiți reziliența organizațională, făcând trecerea de la activele dvs. fizice la active digitale pentru a le debloca întreaga valoare.

Loading component...

¹ Sondaj în rândul profesioniștilor din domeniul înregistrărilor și gestionării informațiilor, efectuat printr-un furnizor terț în aprilie 2022

Începeți procesul de digitalizare: ce se scanează și de ce

Loading component...

Provocarea pentru companii

Provocarea pentru companii

Triere strategică: nu trebuie să digitalizați totul

Cum funcționează transformarea

Identificare și evaluare:

Colectare sigură:

Pregătire și scanare:

Capturarea și indexarea datelor

Acces protejat

Eliminare în siguranță

Ce poate fi transformat?

Un partener de digitalizare cuprinzător poate moderniza aproape orice activ fizic pe care îl deține organizația dvs.

Loading component...

Loading component...

Loading component...

Un proces de transformare cuprinzător

Loading component...

De ce Iron Mountain?

Loading component...

Suntem aici pentru a ajuta.

Un partener de digitalizare cuprinzător poate moderniza aproape orice activ fizic pe care îl deține organizația dvs.

De ce Iron Mountain?