Solutions digitales

Copie fidèle et SAE

Numérisez vos documents en toute confiance et maintenez leur valeur juridique originale

Pour rester compétitifs dans notre monde de plus en plus digital, votre entreprise entame sa transition vers le tout numérique. Ceci passera par la réduction de votre dépendance aux documents papier, ce qui implique de vous munir de systèmes garantissant la sécurité, la traçabilité et l’authenticité de vos documents numérisés.

C’est le premier pas vers un bureau “paperless”.

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1ÈRE ÉTAPE : LA NUMÉRISATION → COPIE FIDÈLE ET NF 544

Vos documents numérisés et conformes à l’original

La marque NF 544 repose sur la norme Afnor NF Z42-026 concernant les prestations de numérisation fidèle des documents papier. Il s’agit de la reproduction à l’identique de la forme et du contenu du document.

Grâce à notre certification NF 544, nous garantissons à nos clients une chaîne de numérisation, avec son organisation et ses procédures associées, qui répondent aux exigences de traçabilité, d’intégrité et de sécurité tout au long du processus de traitement. Ce besoin de copie fidèle est le préalable à l’obtention de la copie fiable.

Le passage à la copie fiable nécessite notamment l’usage d’un système d’archivage électronique (SAE) permettant de garantir la durabilité et l’intégrité des documents numérisés.

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2È ÉTAPE : L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE → NF 461

Vos documents à valeur probante

La norme Afnor NF Z 42-013 (équivalent international ISO 14641:2018) définit les mesures et techniques à mettre en œuvre afin de garantir la vocation probatoire d’un document. Les procédés techniques exigés par la certification NF 461 se placent dans la continuité de la NF 544 puisqu’il y a nécessité de calculer une empreinte, de vérifier l’horodatage et de signer électroniquement les contenus. La norme impose une traçabilité des événements dans des journaux internes au SAE bénéficiant d’une règle de conservation.

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Bénéfices

✓ AUTHENTICITÉ	GARANTIR L’INTÉGRITÉ DU DOCUMENT
✓ PÉRENNITÉ	MAINTENIR LA LISIBILITÉ DU DOCUMENT DANS LE TEMPS
✓ CONFIDENTIALITÉ	CONTRÔLER LES HABILITATIONS D’ACCÈS AU DOCUMENT
✓ TRAÇABILITÉ	FOURNIR LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS DU DOCUMENT
✓ RÉVERSIBILITÉ	POUVOIR TRANSFÉRER LE DOCUMENT ET SES ÉLÉMENTS DE PREUVE VERS UN AUTRE SAE

Copie fidèle et SAE

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1ÈRE ÉTAPE : LA NUMÉRISATION → COPIE FIDÈLE ET NF 544

Vos documents numérisés et conformes à l’original

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2È ÉTAPE : L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE → NF 461

Vos documents à valeur probante

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Bénéfices

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Nos offres de services

Numérisation de documents et stockage numérique

InSight Intelligent Document Processing

Conservation d’archives sur site distant

Ressources

Nous sommes là pour vous aider.

1ÈRE ÉTAPE : LA NUMÉRISATION → COPIE FIDÈLE ET NF 544

Vos documents numérisés et conformes à l’original

2È ÉTAPE : L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE → NF 461

Vos documents à valeur probante

Bénéfices