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Salle de Courrier Digitale

Transformez votre courrier. Accélérez votre activité.

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Vue d'ensemble
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Service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant
Salle de Courrier Digitale
Comment ça marche ?
Sécurité et conformité
Fonctionnalités et avantages
Modernisation de la salle de courrier
Questions fréquemment posées

Gérez facilement et rapidement le courrier postal de votre entreprise

Le COVID-19 contraint les entreprises à repenser leurs processus quotidiens. Pour de nombreuses entreprises, l'accès aux sites est restreint si bien que les employés sont contraints de travailler depuis chez eux. Le courrier important, notamment les chèques de règlement et les lettres de crédit, continue d'être distribué, mais votre équipe n'est pas en mesure de réceptionner ces précieux plis postaux... Il est pourtant impératif que tout ce courrier ne s'entasse pas pendant cette période de crise et vous avez besoin d'une solution qui peut être déployée rapidement.

Associant l'expertise en numérisation de documents d'Iron Mountain à une infrastructure et un référentiel de stockage dans le Cloud sécurisés et modernes, notre service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant vous permet de continuer de consulter votre courrier postal critique en ces temps perturbés. Vous disposerez ainsi d'un accès centralisé à votre courrier postal et pouvez autoriser vos collaborateurs à le consulter à distance, ce qui renforcera la gouvernance, la sécurité et la confidentialité de votre capital informationnel.

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Service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant

Les fonctionnalités du service d'urgence de dématérialisation du courrier entrant

En temps de crise, et notamment pendant la pandémie COVID-19 que nous traversons, nous proposons à nos clients un service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant. Grâce à ce service d'urgence, les préposés au courrier peuvent accéder en permanence au courrier physique entrant de votre entreprise. Une fois votre courrier postal numérisé, vous pouvez y accéder via la plateforme Iron Mountain InSight® Essential Edition, notre référentiel de stockage Cloud à la fois moderne et sécurisé.

Vous pouvez compter sur les experts en numérisation d'Iron Mountain qui possèdent l'expérience ainsi que les processus et l'infrastructure pour numériser, indexer et assurer le contrôle qualité afin de répondre à vos besoins.

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Fonctionnalités et avantages du Service d’Urgence de Dématérialisation du Courrier Entrant

Le service de salle de courrier digital d'urgence est une solution sur abonnement qui permet aux entreprises de continuer de pouvoir accéder à leur courrier postal important. Ce service vous permet de :

Service de Salle de Courrier Digitale

Transformez votre salle de courrier

La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est une offre de logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux seuls employés autorisés de consulter et de recevoir facilement des versions dématérialisées du courrier critique de l'entreprise, à tout moment et n'importe où.

Consultez en toute sécurité votre courrier dématérialisé dans le Cloud
Renforcez la collaboration et la productivité via des flux de travail automatisés
Facilitez l'intégration aux systèmes existants tels que la messagerie électronique, Salesforce et la suite Microsoft Office
Réduisez votre empreinte physique et les coûts immobiliers associés
Acquittez-vous d'un montant mensuel raisonnable et prévisible

En temps normal, notre service de salle de courrier digitale permet à votre entreprise de tendre vers un mode de travail toujours plus numérique. Destiné aux informations physiques et électroniques, ce service offre des fonctionnalités telles que le routage et le téléchargement du courrier vers les flux de travail automatisés de vos processus métier et vers vos systèmes de back-end, dont vos systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP).

Profitez-en aussi pour réduire le courrier papier

Prenez le contrôle de votre courrier entrant en vous appuyant sur l’automatisation. Le service de salle de courrier digitale est un système postal automatisé qui numérise et indexe vos documents à la volée et qui automatise la distribution du courrier dans les différents départements de votre entreprise. Avoir recours au même système pour le courrier papier et électronique vous permettra de normaliser le processus et de réduire les risques de non-conformité avec les politiques en place dans votre entreprise. Augmentez votre efficacité et prenez le contrôle de vos documents grâce à notre solution de salle de courrier digitale.

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Avec le service de salle de courrier digitale, vous pourrez :

Faciliter la prise de décision
Suivre vos données avec précision
Améliorer votre service clients

Consulter la fiche solution

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Comment ça marche ?

La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.

Demandez à votre service postal de réexpédier votre courrier vers un site Iron Mountain sécurisé
Ensuite, nos experts numérisent votre courrier et capturent automatiquement les mots-clés qu’il contient
Vous pouvez rechercher, consulter et réacheminer votre courrier dématérialisé depuis Iron Mountain InSight®, notre plateforme de services de gestion des informations et de contenu
Seul le personnel autorisé peut consulter et partager le courrier grâce à une distribution intelligente de ce dernier

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Sécurité et conformité

Nous prenons la sécurité au sérieux, c'est pourquoi 95 % des entreprises Fortune 1000 confient leurs documents critiques et sensibles à Iron Mountain. Nous sécurisons les données sensibles depuis plus de 70 ans et fournissons des services à un large éventail de secteurs dans plus de 60 pays. Soyez rassuré, vos informations sont en sécurité grâce à notre solution de bout en bout, depuis la collecte de votre courrier papier réacheminé par nos véhicules sécurisés vers nos centres de numérisation, jusqu'à l'acheminement automatique de celui-ci vers le destinataire final. Le traitement final de votre courrier sera réalisé comme vous le souhaitez (stockage sécurisé, déchiquetage ou renvoi du courrier).

Vos documents numériques sont conservés dans Iron Mountain InSight®, une plateforme de gestion de l’information et de services de contenu s’appuyant sur le cadre de cybersécurité (CSF) du NIST (National Institute of Standards and Technology) comme cadre de sécurité d'entreprise.

Iron Mountain InSight® est une solution conforme aux normes du marché, y compris mais sans s'y limiter à :

HIPAA
FedRAMP/FISMA
RGPD
Soc 2 Type II
ISO27001

En savoir plus sur la sécurité de la solution Iron Mountain InSight®

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Fonctionnalités et avantages du service de Salle de Courrier Digitale

Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise

Pour les entreprises, la correspondance papier a toujours été prédominante et fiable. Le courrier est constamment en transit entrant et ressortant. Mais toute cette documentation entrante doit faire l'objet d'une distribution, d'une reconnaissance et d'un traitement à la fois ponctuels et efficaces. Cliquez sur les cases ci-dessous pour en savoir plus sur les trois types de salle de courrier existants et sur la manière de moderniser la vôtre.

Traditionnelle

Processus manuels physiques

La salle de courrier traditionnelle est le point d'entrée de gros volumes de courrier postal qui exige des opérations de tri et de distribution en arrière-plan

Ceci peut entraîner

Traditionnelle

Une baisse de productivité des employés en raison du tri et de la distribution du courrier à la bonne personne dans le bon service
Une expérience client médiocre
D'éventuelles répercussions en termes de conformité et de réglementation
La perte d'informations sensibles
Un support plus compliqué pour les collaborateurs travaillant à distance

Numérique

Courrier dématérialisé, réexpédition

Les salles de courrier digitale fonctionnent grâce au traitement intelligent des documents (IDP)

Qui implique

Numérique

La numérisation et la dématérialisation du courrier physique pour un accès Web et mobile
L'extraction de métadonnées pour une recherche efficace
La validation et la consultation
La classification grâce à l'IA/le ML
Des règles d'accès pour les utilisateurs et la réexpédition
Le suivi d'audit pour renforcer la conformité

Intelligente

Traitement automatisé du courrier. Extraction de métadonnées et flux de travail

Une salle de courrier intelligente offre tous les avantages d'une salle de courrier digitale via une plateforme de services de gestion de contenu (CSP) assurant :

Explore plus

Intelligente

La gestion du contenu
La gouvernance de l'information
L'extraction et l'enrichissement intelligents des métadonnées
Des fonctionnalités de recherche et de récupération
De la collaboration
L'automatisation des workflows
Un multi référentiel fédéré
Des fonctionnalités de reconnaissance optique des caractères (OCR)

Salle de Courrier Digitale

Vue d'ensemble

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Service d’urgence de dématérialisation du courrier entrant

Les fonctionnalités du service d'urgence de dématérialisation du courrier entrant

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Fonctionnalités et avantages du Service d’Urgence de Dématérialisation du Courrier Entrant

Service de Salle de Courrier Digitale

Transformez votre salle de courrier

Profitez-en aussi pour réduire le courrier papier

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Avec le service de salle de courrier digitale, vous pourrez :

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Comment ça marche ?

La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.

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Sécurité et conformité

Iron Mountain InSight® est une solution conforme aux normes du marché, y compris mais sans s'y limiter à :

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Fonctionnalités et avantages du service de Salle de Courrier Digitale

Modernisation de la salle de courrier : évoluez selon les besoins de votre entreprise

Traditionnelle

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Numérique

Numérique

Intelligente

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Nos services supplémentaires

Transformez votre environnement de travail avec Iron Mountain Clean Start

Numérisation de documents et stockage numérique

InSight Intelligent Document Processing

Policy center

Reporting et gestion de l'inventaire des documents et archives

Conservation d’archives sur site distant

Nous facilitons les choses.

Merci de nous avoir contactés

Nous sommes là pour vous aider.

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Les fonctionnalités du service d'urgence de dématérialisation du courrier entrant

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Profitez-en aussi pour réduire le courrier papier

Avec le service de salle de courrier digitale, vous pourrez :

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La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale est facile à configurer et à utiliser.

Sécurité et conformité

Iron Mountain InSight® est une solution conforme aux normes du marché, y compris mais sans s'y limiter à :