Οδηγός ψηφιοποίησης: Ποια αρχεία να μετατρέψετε σε ψηφιακά και γιατί

Η απόφαση από πού να ξεκινήσετε το ταξίδι σας στην ψηφιοποίηση μπορεί να φαντάζει τρομακτική. Έχετε πληροφορίες ετών αποθηκευμένες σε αρχειοθήκες, αποθήκες και γραφεία, όμως, δεν χρειάζεται να σαρωθούν όλες σήμερα. Το πρώτο βήμα είναι ο εντοπισμός των εγγράφων που, μόλις ψηφιοποιηθούν, θα προσφέρουν τη μεγαλύτερη αξία στην επιχείρησή σας.

Σας βοηθάμε να μετατρέψετε τις πληροφορίες σας, που βρίσκονται σε φυσική μορφή, σε ασφαλή, προσβάσιμα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία και κατόπιν να τα καταστήσετε έξυπνα, δομώντας τα δεδομένα και εμπλουτίζοντάς τα με μεταδεδομένα, χρησιμοποιώντας την Έξυπνη Επεξεργασία Εγγράφων (IDP). Αυτός ο οδηγός εξηγεί γιατί η σάρωση αποτελεί ένα κρίσιμο πρώτο βήμα και από ποια έγγραφα και μέσα είναι καλύτερο να ξεκινήσετε.

Εξερευνήστε την ψηφιοποίηση με το InSight DXP

Loading component...

Η επιχειρηματική πρόκληση

Τα φυσικά αρχεία δεν είναι απλώς μια επιπλέον δαπάνη αποθήκευσης, αλλά και ένα σημείο λειτουργικής συμφόρησης. Όταν κρίσιμες πληροφορίες παραμένουν παγιδευμένες σε χαρτί, μετατρέπονται σε «σκοτεινά δεδομένα», αόρατα για τα σύγχρονα εργαλεία ανάλυσης και αδύνατα να χρησιμοποιηθούν σε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Αυτός ο κατακερματισμός έχει πολυεπίπεδο αντίκτυπο στον οργανισμό σας:

Η επιχειρηματική πρόκληση

Document Recovery Services -Old Documents | Iron Mountain

Μειωμένη παραγωγικότητα

Οι ομάδες ξοδεύουν ώρες ή και ημέρες αναζητώντας φυσικά έγγραφα διάσπαρτα σε διάφορες τοποθεσίες, με αποτέλεσμα να αποσπάται η προσοχή τους από δραστηριότητες υψηλής αξίας που προάγουν την καινοτομία.

Ευπάθεια σε θέματα συμμόρφωσης και ασφάλειας

Τα φυσικά αρχεία είναι εγγενώς ευάλωτα σε φθορές από περιβαλλοντικούς παράγοντες, απώλεια και μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Κίνδυνοι διατήρησης

Η διατήρηση αρχείων σε χαρτί πέραν του απαιτούμενου προκαλεί συχνά σοβαρά προβλήματα συμμόρφωσης, καθώς ορισμένοι κανονισμοί απαιτούν την καταστροφή τους μόλις εκπληρωθούν οι συγκεκριμένες απαιτήσεις διατήρησης για τα εν λόγω αρχεία.

Λειτουργική αναποτελεσματικότητα

Οι χειροκίνητες διαδικασίες με εκτεταμένη χρήση χαρτιού, που είναι συνηθισμένες σε τμήματα όπως το Τμήμα Πληρωτέων Λογαριασμών, συχνά οδηγούν σε σημεία συμφόρησης, όπως καθυστερημένες πληρωμές σε προμηθευτές, οι οποίες πλήττουν κρίσιμες επιχειρηματικές σχέσεις.

Στρατηγική διαλογή: Δεν χρειάζεται να ψηφιοποιήσετε τα πάντα

Μια κοινή παρανόηση είναι ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός απαιτεί την άμεση, συνολική μετατροπή του συσσωρευμένου αποθέματος αρχείων. Στην πραγματικότητα, το να προετοιμάζεστε για το μέλλον σημαίνει ότι λειτουργείτε με οικονομική υπευθυνότητα μέσω επιλεκτικού εκσυγχρονισμού.

Χάρη στο Smart Suite της Iron Mountain, το χαρτοφυλάκιο των τεχνολογικά υποστηριζόμενων υπηρεσιών μας για παλαιού τύπου αρχεία, σας βοηθάμε να ελέγξετε το φυσικό σας απόθεμα για να αποφασίσετε τι θα σαρώσετε, τι θα αποθηκεύσετε και τι θα καταστρέψετε με τεκμηριωμένο τρόπο. Κατά μέσο όρο, οι οργανισμοί αναφέρουν ότι περίπου μόνο το 42% των κιβωτίων που περιέχουν αρχεία σε χαρτί απαιτεί πράγματι ψηφιοποίηση. Τα υπόλοιπα μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια ή να καταστραφούν ανάλογα με τις υποχρεώσεις σας, βοηθώντας σας να μειώσετε τις δαπάνες και να σταματήσετε να πληρώνετε για τη διαχείριση αρχείων που δεν χρειάζεστε πλέον.

Πώς λειτουργεί ο μετασχηματισμός

Η διαδικασία μας έχει σχεδιαστεί για να γεφυρώσει το χάσμα μεταξύ των φυσικών και των ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων σας, με μια ασφαλή, ολοκληρωμένη αλυσίδα φύλαξης.

Σύρετε για να δείτε κάθε βήμα

Loading component...

Εντοπισμός και αξιολόγηση:

Συνεργαζόμαστε μαζί σας για να εντοπίσουμε τα περιουσιακά σας στοιχεία και να ευθυγραμμίσουμε τη στρατηγική ψηφιοποίησής σας με τους συγκεκριμένους επιχειρηματικούς σας στόχους. Στη συνέχεια, το Smart Suite λειτουργεί ως το στρατηγικό σας σχέδιο δράσης, για να αποφασίσετε τι θα σαρώσετε, τι θα αποθηκεύσετε ή τι θα διαθέσετε.

Application Solutions: Contracts- People reviewing files

Ασφαλής συλλογή:

Οι εκπαιδευμένοι ειδικοί μας και ο ασφαλής στόλος μας με παρακολούθηση GPS παρέχουν ολοκληρωμένη εφοδιαστική υποστήριξη και διατηρούν μια πλήρη αλυσίδα φύλαξης, από τις εγκαταστάσεις σας μέχρι τα ασφαλή κέντρα σάρωσής μας.

Προετοιμασία και σάρωση:

Προετοιμάζουμε σχολαστικά τα έγγραφά σας, αφαιρώντας τα συρραπτικά και επισκευάζοντας τις σελίδες, προτού χρησιμοποιήσουμε προηγμένη τεχνολογία απεικόνισης υψηλής ταχύτητας, για να δημιουργήσουμε ψηφιακά αντίγραφα υψηλής ποιότητας.

man working on a laptop with artificial intelligence

Καταγραφή δεδομένων και δημιουργία ευρετηρίου

Ασφαλής πρόσβαση

Οι ψηφιοποιημένες πληροφορίες σας κρυπτογραφούνται και σας παραδίδονται στη μορφή που προτιμάτε ή φιλοξενούνται σε ένα ασφαλές αποθετήριο cloud, προσβάσιμο μόνο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες σας.

Secure Shredding Why shredding is important to your organization -man doing shreddign | Iron Mountain

Ασφαλής διάθεση

Μετά τη σάρωση, μπορούμε να καταστρέψουμε με ασφάλεια τα φυσικά αντίγραφα με τρόπο συμβατό με τους κανονισμούς και βιώσιμο ή να σας τα επιστρέψουμε για αρχειακή αποθήκευση.

What can be transformed?

Ένας ολοκληρωμένος συνεργάτης ψηφιοποίησης μπορεί να εκσυγχρονίσει σχεδόν οποιοδήποτε φυσικό περιουσιακό στοιχείο διαθέτει ο οργανισμός σας.

Η ψηφιοποίηση των βασικών λειτουργικών πληροφοριών έχει τον πιο άμεσο αντίκτυπο στην καθημερινή αποδοτικότητα.

Τυπικά αρχεία σε χαρτί: Η σάρωση της αλληλογραφίας, των αρχείων έργων και των αρχείων των τμημάτων καθιστά άμεση την καθημερινή ανάκτηση πληροφοριών.
Χειρόγραφα έγγραφα:
Έντυπη αλληλογραφία: Μια ψηφιακή λύση αλληλογραφίας σαρώνει και δρομολογεί την εισερχόμενη αλληλογραφία στις σωστές ψηφιακές ροές εργασίας, εξαλείφοντας από την πρώτη κιόλας ημέρα τα σημεία συμφόρησης που οφείλονται σε έντυπες διαδικασίες..
Έγγραφα Ανθρώπινου Δυναμικού (HR): Τα αρχεία εργαζομένων, τα αρχεία μισθοδοσίας και τα αρχεία παροχών περιέχουν εξαιρετικά ευαίσθητες πληροφορίες που απαιτούν σχολαστική φροντίδα. Η ψηφιοποίηση αυτών των περιουσιακών στοιχείων καθιστά πιο ασφαλή τα δεδομένα και απλοποιεί τους ελέγχους συμμόρφωσης, ενώ παράλληλα επιτρέπει στις ομάδες HR την ασφαλή, απομακρυσμένη πρόσβαση στα αρχεία που χρειάζονται, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους.
Οικονομικά και νομικά αρχεία:: Τα τιμολόγια, τα φορολογικά αρχεία, οι συμβάσεις και οι διαθήκες αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της λογοδοσίας του οργανισμού σας. Η μετάβασή τους σε ψηφιακή μορφή δημιουργεί μια αρχειοθήκη με δυνατότητα αναζήτησης και ελέγχου, η οποία προστατεύει τις πιο σημαντικές συμφωνίες και τα πρακτικά του διοικητικού συμβουλίου από απώλεια ή φυσική φθορά.

Loading component...

Υγειονομική περίθαλψη και επιστήμες ζωής: Τα ιατρικά αρχεία ασθενών, οι σημειώσεις των ιατρών, οι εργαστηριακές εκθέσεις, οι ακτινογραφίες και τα παθολογοανατομικά πλακίδια αποτελούν τον κρίσιμο παλμό της φροντίδας των ασθενών. Η μετάβαση αυτών των αρχείων σε ψηφιακή μορφή διευκολύνει την απρόσκοπτη διαλειτουργικότητα μεταξύ των ομάδων φροντίδας και ενισχύει την ασφάλεια των δεδομένων των ασθενών σύμφωνα με τα πρότυπα HIPAA. Πέρα από τη διοικητική αποτελεσματικότητα, η ψηφιοποίηση ενισχύει την κλινική έρευνα, μετατρέποντας τα στατικά αρχεία σε προσβάσιμα σύνολα δεδομένων που μπορούν να τροφοδοτήσουν την ιατρική καινοτομία και να βελτιώσουν τα αποτελέσματα για τους ασθενείς.
Κυβέρνηση και δημόσιος τομέας: Τα ληξιαρχικά αρχεία, συμπεριλαμβανομένων των πιστοποιητικών γέννησης και θανάτου, των τίτλων ιδιοκτησίας και των αδειών κυκλοφορίας οχημάτων, αποτελούν θεμελιώδη αποδεικτικά στοιχεία μιας λειτουργικής κοινωνίας. Με τη μετάβαση αυτών των αρχείων παλαιού τύπου σε ψηφιακή μορφή, οι υπηρεσίες διασφαλίζουν την ιστορική συνέχεια και εκσυγχρονίζουν την εμπειρία των πολιτών. Αυτός ο μετασχηματισμός επιτρέπει στους κατοίκους να έχουν πρόσβαση σε βασικά έγγραφα κατ’ απαίτηση, μειώνοντας τους χρόνους γραφειοκρατικής αναμονής και διασφαλίζοντας ότι το δημόσιο αρχείο παραμένει ανέπαφο στο πέρασμα του χρόνου.
Ενέργεια: Οι τεχνικές προδιαγραφές, τα διαγράμματα μηχανικής, η τεκμηρίωση εγκατάστασης και οι διαδικασίες των εγκαταστάσεων είναι ζωτικής σημασίας για τις λειτουργίες και την ασφάλεια. Η ψηφιακή πρόσβαση παρέχει στις ομάδες τις σωστές εκδόσεις.
Χρηματοοικονομικά και στεγαστικά δάνεια: Οι αιτήσεις δανείων, τα φορολογικά έγγραφα, οι εκτιμήσεις, τα εκκαθαριστικά μισθοδοσίας και οι τίτλοι ιδιοκτησίας δημιουργούν ογκώδη αρχεία σε χαρτί. Η ψηφιοποίηση επιταχύνει την επεξεργασία των δανείων και απλοποιεί την ανταπόκριση σε ελέγχους. Οι πολύτιμες πληροφορίες δεν περιορίζονται στο χαρτί. Τα μέσα και οι ειδικές συλλογές συχνά περιέχουν ιστορικά και ιδιόκτητα δεδομένα που μπορούν να ξεκλειδωθούν. Ο εκσυγχρονισμός αυτών των μορφών σάς επιτρέπει να ανακτήσετε γνώσεις από το παρελθόν, που τροφοδοτούν προσαρμοσμένα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης και διατηρούν τη θεσμική μνήμη του οργανισμού σας.

Loading component...

Οι πολύτιμες πληροφορίες δεν περιορίζονται στο χαρτί. Τα μέσα και οι ειδικές συλλογές συχνά περιέχουν ιστορικά και ιδιόκτητα δεδομένα που μπορούν να ξεκλειδωθούν. Ο εκσυγχρονισμός αυτών των μορφών σάς επιτρέπει να ανακτήσετε γνώσεις από το παρελθόν, που τροφοδοτούν προσαρμοσμένα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης και διατηρούν τη θεσμική μνήμη του οργανισμού σας.

Μέσα που βασίζονται σε φιλμ: Τα μικροφίλμ, οι μικροδιαφάνειες και οι διάτρητες κάρτες μικροφίλμ, που κάποτε αποτελούσαν πρότυπα μακροπρόθεσμης αρχειοθέτησης, είναι επιρρεπή σε αλλοιώσεις με την πάροδο του χρόνου. Η μετάβαση αυτών των μορφών σε σταθερά ψηφιακά αρχεία με δυνατότητα αναζήτησης αποτρέπει την απώλεια ιστορικών αρχείων και διευκολύνει την άμεση πρόσβαση στα αρχειοθετημένα δεδομένα.
Μαγνητοταινία: Οι μαγνητικές μορφές, συμπεριλαμβανομένων των ταινιών δεδομένων και των ταινιών αντιγράφων ασφαλείας, μπορούν να ψηφιοποιηθούν για την ανάκτηση παλαιών πληροφοριών και την ενοποίηση κατακερματισμένων αρχειοθηκών σε σύγχρονα περιβάλλοντα που βασίζονται στο cloud.
Βιβλιοδετημένα και μεγάλου μεγέθους: Τα βιβλιοδετημένα βιβλία, τα υπερμεγέθη αρχιτεκτονικά σχέδια, οι χάρτες και οι εφημερίδες απαιτούν εξειδικευμένο χειρισμό για να σαρωθούν χωρίς ζημιές. Η απεικόνιση υψηλής ανάλυσης διατηρεί την ακεραιότητα αυτών των περιουσιακών στοιχείων μεγάλου μεγέθους για ψηφιακή έρευνα και συνεργασία.
Οπτικοακουστικά (AV) και άλλα μέσα: Σχεδόν όλες οι οπτικοακουστικές μορφές, από κασέτες ήχου και βίντεο (όπως οι κασέτες VHS) έως CD και DVD, μπορούν να ψηφιοποιηθούν για τη διατήρηση της εταιρικής ιστορίας, του εκπαιδευτικού υλικού και των περιουσιακών στοιχείων πολυμέσων.
Ειδικές συλλογές: Μοναδικά περιουσιακά στοιχεία, όπως χειρόγραφα, επιστολές, φωτογραφίες, αρνητικά, ακόμη και τρισδιάστατα αντικείμενα, όπως έργα τέχνης, μπορούν να καταγραφούν με απεικόνιση υψηλής ανάλυσης για διατήρηση και ψηφιακή πρόσβαση. Η διαδικασία αυτή υποστηρίζει τη μακροπρόθεσμη διατήρηση, ενώ παράλληλα διευκολύνει την παγκόσμια ψηφιακή πρόσβαση σε μοναδικές στο είδος τους συλλογές.

Loading component...

Ένα ολιστικό ταξίδι μετασχηματισμού

Η ψηφιοποίηση είναι η γέφυρα μεταξύ του αναλογικού σας παρελθόντος και του ψηφιακού σας μέλλοντος. Αυτός ο μετασχηματισμός ενισχύει την οργανωτική ανθεκτικότητα σε διάφορους βασικούς πυλώνες:

Loading component...

Γιατί να επιλέξετε την Iron Mountain;

Για περισσότερα από 75 χρόνια, οι οργανισμοί εμπιστεύονται την Iron Mountain για την προστασία και τη διαχείριση των πολυτιμότερων περιουσιακών στοιχείων τους. Δεν είμαστε απλώς ένας προμηθευτής. Είμαστε ο στρατηγικός σας συνεργάτης και μιλάμε με βάση την εμπειρία και την ενσυναίσθηση. Κατανοούμε την πολυπλοκότητα της διαχείρισης πληροφοριών, της ασφάλειας και της συμμόρφωσης. Οι αποδεδειγμένες διαδικασίες μας, η ασφαλής αλυσίδα φύλαξης και η προηγμένη τεχνολογία προστατεύουν τις πληροφορίες σας σε κάθε βήμα. Σας βοηθάμε να οικοδομήσετε οργανωτική ανθεκτικότητα, γεφυρώνοντας το χάσμα μεταξύ των φυσικών και των ψηφιακών σας περιουσιακών στοιχείων για να ξεκλειδώσετε την πλήρη αξία τους.

Loading component...

¹ Έρευνα μεταξύ επαγγελματιών διαχείρισης αρχείων και πληροφοριών, η οποία διεξήχθη μέσω τρίτου παρόχου, Απρίλιος 2022

Οδηγός ψηφιοποίησης: Ποια αρχεία να μετατρέψετε σε ψηφιακά και γιατί

Loading component...

Η επιχειρηματική πρόκληση

Η επιχειρηματική πρόκληση

Στρατηγική διαλογή: Δεν χρειάζεται να ψηφιοποιήσετε τα πάντα

Πώς λειτουργεί ο μετασχηματισμός

Loading component...

Εντοπισμός και αξιολόγηση:

Ασφαλής συλλογή:

Προετοιμασία και σάρωση:

Καταγραφή δεδομένων και δημιουργία ευρετηρίου

Ασφαλής πρόσβαση

Ασφαλής διάθεση

What can be transformed?

Ένας ολοκληρωμένος συνεργάτης ψηφιοποίησης μπορεί να εκσυγχρονίσει σχεδόν οποιοδήποτε φυσικό περιουσιακό στοιχείο διαθέτει ο οργανισμός σας.

Loading component...

Loading component...

Loading component...

Ένα ολιστικό ταξίδι μετασχηματισμού

Loading component...

Γιατί να επιλέξετε την Iron Mountain;

Loading component...

Loading component...

Σας διευκολύνουμε να ξεκινήσετε.

Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε μαζί μας

Είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε.

Πώς λειτουργεί ο μετασχηματισμός

Ένας ολοκληρωμένος συνεργάτης ψηφιοποίησης μπορεί να εκσυγχρονίσει σχεδόν οποιοδήποτε φυσικό περιουσιακό στοιχείο διαθέτει ο οργανισμός σας.

Γιατί να επιλέξετε την Iron Mountain;